Glossaire

D

DATES EXTRÊMES

Dates d'ouverture et de clôture d'un dossier. Il s'agit en général des dates des premier et dernier documents contenus dans le dossier.

DÉCHARGE DE LEGS

Acte qui constate qu’un objet mobilier a été remis à son légataire.

DÉLAI DE COMMUNICATION

Période légale au terme de laquelle un document d'archives devient librement communicable au public.

DÉPÔT

1) Procédure juridique permettant de confier la conservation d'un ou plusieurs documents à un service d'archives sans transfert de propriété. 2) Documents conservés par un service d'archives qui n'en possède pas la propriété. 3) Bâtiment d'archives (acception vieillie).

DÉROGATION

Autorisation individuelle de consulter certains documents d'archives avant l'expiration du délai légal d'interdiction de communicabilité au public. Cette autorisation intervient à l'issue d'une procédure officielle d'instruction gérée par les Archives de France (Archives départementales) et impliquant la saisine officielle du service qui a produit les documents concernés.

DESTRUCTION (PILON OU ÉLIMINATION)

Opération matérielle d'élimination des documents dont la conservation ne se justifie plus d'un point de vue administratif ou juridique et ne présentant pas d'intérêt à titre historique. Toute destruction doit être précédée de la validation d'un bordereau d'élimination.

DOCUMENT

Élément matériel comprenant un support et un tracé et contenant une information.

DONNÉE

Représentation d'une information sous une forme conventionnelle informatique adaptée à son exploitation.

DOSSIER

Ensemble de documents constitué pour l'examen, le contrôle ou la conduite d'une affaire.

DURÉE D'UTILITÉ ADMINISTRATIVE (DUA)

Période pendant laquelle un document ou dossier doit être conservé au sein d'un service, en application de dispositions légales ou pour répondre à des impératifs de gestion. Elle correspond au statut d'archives intermédiaires. Au terme de cette période, le document est soit détruit, soit versé aux Archives départementales.