Éliminer

Les documents, papiers et numériques, utilisés par les services (produits ou reçus par eux), témoignent de l’activité et servent de preuves administratives et juridiques. Les différents types de document sont régis par des durées d’utilité administrative (DUA) qui dépendent notamment des délais de prescriptions juridiques et sont très souvent calculées à compter de la clôture du dossier. Au terme de leur DUA, certains documents sont conservés de manière définitive et d’autres sont éliminés. 

L’élimination d'archives publiques est encadrée réglementairement et contrôlée par la Direction des Archives départementales qui est en charge au nom de l’Etat du contrôle scientifique et technique (CST) sur les archives publiques produites dans le département. L’accord pour l’élimination est formalisé par un bordereau d’élimination qui porte obligatoirement le visa des Archives départementales, selon l’article. R. 212-14 du Code du patrimoine. Cet accord est obligatoire pour l’élimination des documents papiers et celle des fichiers numériques. 

Le visa décharge la responsabilité du service producteur quant à la destruction des archives. Toute élimination opérée sans le visa préalable des Archives départementales constitue une destruction illicite de documents publics sanctionnée par les articles 432-15 et 432-16 du Code pénal.

Pratiquer régulièrement des éliminations dans les archives d’un service permet de libérer de la place dans les espaces de stockage et ainsi, ne pas trop encombrer des locaux ou des serveurs. Cela optimise également les conditions de conservation des documents intermédiaires ou définitifs, destinés au versement.

Une fois le visa d’élimination accordé, la destruction matérielle des documents incombe au service producteur. Il est indispensable de s’assurer que l’opération est irréversible et respecte la confidentialité des données détruites.

       Les archives publiques ne doivent pas être jetées dans des poubelles classiques ou des bacs de recyclage !

Les archives papier :

• Si cette destruction est effectuée par un prestataire, il doit obligatoirement vous délivrer un certificat de destruction sur lequel va figurer le poids des documents, la date à laquelle ils ont été détruits et éventuellement, le procédé de destruction. Ce certificat devra être transmis aux Archives départementales.

• Si les documents sont détruits en interne, une attestation de destruction sur l’honneur (avec les mêmes informations que le certificat de destruction) du responsable ayant signé le bordereau sera transmise aux Archives départementales. Les documents peuvent être détruits par incinération, broyage ou déchiquetage.

Le bordereau d’élimination et le certificat de destruction se conservent indéfiniment et vous couvrent en cas de problème. 

Les archives électroniques :

En ce qui concerne les archives électroniques, un simple clic droit + supprimer ne suffit pas. Vous devez supprimer les données par chiffrement, effacement ou formatage. Pour cela, rapprochez-vous de votre direction des systèmes d’information ou faites appel à un informaticien. Un certificat de destruction doit également vous être transmis.