Que sont les archives ? Quel rôle joue les Archives départementales ...? : cadre et réglementations principales en matière de gestion d’archives
Que sont les archives ?
Le Code du patrimoine donne la définition légale du terme « archives » : « Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. »
Les archives correspondent à l’ensemble des données produites et reçues par une personne physique ou morale dans le cadre de ses missions, qu’elles soient sur papier ou en format numérique.
Le terme « archives » ne désigne pas que des documents anciens. Les documents d’archives ont ce statut dès leur création si bien que par exemple la facture produite hier est un document d’archives.
Les archives numériques : des archives à part entière
Au même titre que les archives papier, les documents numériques (courriels, documents bureautiques, bases de données...) sont des archives publiques. Par conséquent, ils ont les mêmes délais légaux de conservation et doivent aussi être conservés de manière adéquate et éliminés selon la réglementation en vigueur.
Le document numérique n’est considéré comme original que lorsque celui-ci est nativement numérique : un document papier numérisé reste bien l’original et ne peut être détruit du fait de sa numérisation que sous conditions et avec le visa des Archives départementales.
Archives
Archives publiques
Les archives publiques sont produites et reçues dans le cadre des activités de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics, des personnes morales de droit public, ainsi que des personnes morales de droit privé exerçant une mission de service public.
Les archives publiques sont imprescriptibles : elles ont le statut d’archives publiques définitivement, sans limitation dans le temps.
Les archives publiques sont inaliénables : elles ne peuvent pas être données ou vendues.
Archives privées
Les archives privées sont produites et reçues par les organismes privés ou les particuliers dans le cadre de leur activité privée.
Toutes les archives n’ont pas la même durée d’utilité administrative (DUA) et toutes n’ont pas le même sort à la fin de cette période : certaines peuvent être conservées de manière définitive car elles ont un intérêt pour l’histoire, d’autres peuvent être éliminées selon une procédure réglementaire.
Les documents et données ont un cycle de vie où l’on distingue trois temps :
Les archives courantes : elles permettent la gestion quotidienne des affaires du service. Les documents sont à proximité des agents qui en ont besoin fréquemment.
Les archives intermédiaires : le service n’a plus besoin de ces documents au quotidien, pour autant les dossiers sont ouverts et les agents peuvent y recourir de manière ponctuelle. Ils sont conservés près des agents ou rassemblés dans un local dédié (pré-archivage).
Les archives définitives ou historiques : à l’issue de leur durée d’utilité administrative (DUA), certains documents sont conservés de manière définitive pour des raisons historiques. Il s’agit de dossiers clos qui ne sont plus utilisés par les agents.
Un document n'a donc pas une utilité unique, mais plusieurs utilités successives, et chaque stade se distingue en fonction des utilisateurs, de la fréquence et des motifs d'utilisation.
Archives publiques
La conservation des archives publiques répond à un triple objectif :
la gestion courante d'un service : disposer en permanence des informations nécessaires à son activité ;
la justification des droits et obligations des personnes physiques et morales : garantir au mieux la préservation de moyens de preuve en cas de contestation ;
la sauvegarde de la mémoire : conserver les moyens documentaires de la recherche historique.
Archives privées
Les archives personnelles, familiales et professionnelles sont les témoins de l’histoire privée et conservent les preuves des droits et des obligations de chacun. Elles peuvent aussi enrichir les informations historiques, économiques, sociologiques, politiques et artistiques du territoire. Les archives des entreprises sont nécessaires pour garder la mémoire de l’entreprise, comprendre l’évolution des stratégies et des techniques et communiquer sur l’image de la société.
Quel rôle joue les Archives départementales ?
Les Directions d’Archives départementales (DAD) sont sous l’autorité des présidents des Conseils départementaux. Le directeur des Archives départementales (AD) est un fonctionnaire d’État, placé sous l’autorité du préfet et du ministère de la Culture (Service interministériel des Archives de France), ce qui lui permet d’assurer son rôle de contrôle sur les collectivités territoriales.
Les AD ont plusieurs missions.
Missions
Les AD s’assurent, au nom de l’État, de la bonne gestion des archives publiques produites et reçues dans l’ensemble du département. Dans ce cadre, les AD peuvent autoriser, selon la procédure réglementaire, l’élimination d’archives arrivées au terme de leur durée d’utilité administrative (DUA).
Les AD conseillent les services producteurs d’archives pour une bonne gestion des documents. Le Service de gestion des archives publiques (SGAP) est l’interlocuteur privilégié pour les administrations, les notaires et les communes.
Les AD assurent la prise en charge des archives publiques définitives produites dans le département. Les communes peuvent déposer leurs archives aux AD mais elles en restent propriétaires. Enfin, les AD mènent des collectes d’archives privées et d’ouvrages ayant une valeur patrimoniale.
Les AD ont la charge de conserver de manière définitive les documents ayant une valeur historique.
Les AD accueillent les lecteurs qui souhaitent consulter des archives dans le cadre de recherches professionnelles et privées et répondent à des demandes par correspondance. Elles diffusent aussi des reproductions de documents sur Internet pour faciliter les recherches du public.
Les AD organisent des conférences, mènent des actions éducatives et des évènements culturels (ex : les Journées du Patrimoine) qui permettent l’ouverture du bâtiment au public et la diffusion du patrimoine local.
Articles du code pénal (partie législative) relatifs aux peines encourues par des fonctionnaires qui détournent ou qui détruisent sans autorisation des documents administratifs ou des archives publiques :
