Règles de communicabilité des documents d'archives

Tous les documents d'archives sont librement et immédiatement communicables, sous réserve de délais spéciaux. La loi n°2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives a en effet supprimé le délai commun de 30 ans qui s'appliquait précédemment à toutes les archives qui n'étaient pas des documents administratifs.

Toutefois, les documents dont la communication est susceptible d'entraîner la diffusion d'informations permettant de concevoir, fabriquer, utiliser ou localiser des armes nucléaires, biologiques, chimiques ou autres ayant des effets de destruction équivalents ne peuvent être consultés.

25 ans à compter de la date de l'acte pour :

• les documents dont la communication porte atteinte :
• au secret médical (délai à partir du décès de l'intéressé, ou délai de 120 ans à partir de sa naissance si la date de décès est inconnue).
• au secret des délibérations du pouvoir exécutif,
• à la conduite des relations extérieures,
• à la monnaie et au crédit public,
• au secret commercial et industriel,
• à la recherche des infractions fiscales et douanières,
• au secret en matière de statistiques (cas général),
• les documents élaborés dans le cadre d'un contrat de prestation de services,
• les avis du Conseil d’État et des juridictions administratives,
• les documents de la Cour des comptes mentionnés à l'article L. 140-9 du code des juridictions financières,
• les documents des chambres régionales des comptes mentionnés à l'article L. 241-6 du même code,
• les documents d'instruction des réclamations adressées au Médiateur de la République,
• les documents préalables à l'élaboration du rapport d'accréditation des établissements de santé prévu à l'article L. 6113-6 du code de la santé publique et les rapports d'audit des établissements de santé mentionnés à l'article 40 de la loi de financement de la sécurité sociale pour 2001 (n° 2000-1257 du 23 décembre 2000).

50 ans pour les documents :

• portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique nommément désignée ou facilement identifiable,
• relatifs à la construction, l'équipement, le fonctionnement des bâtiments pénitentiaires,
• dont la communication porte atteinte :
• au secret de la défense nationale,
• aux intérêts de l'État dans la conduite de la politique extérieure,
• à la sûreté de l'État,
• à la sécurité publique,
• à la protection de la vie privée.

75 ans à compter de la date du document ou du document le plus récent du dossier ou 100 ans si l'intéressé est un mineur, ou 25 ans à compter du décès de l'intéressé si ce délai est plus bref, pour :

• les documents dont la communication porte atteinte au secret en matière de statistiques (données collectées au moyen de questionnaires sur les faits et comportements privés),
• les enquêtes de police judiciaire,
• les affaires portées devant les juridictions et l'exécution des décisions de justice, sous réserve des dispositions particulières aux jugements,
• les minutes et répertoires des officiers publics et ministériels,
• les registres de naissance et de mariage de l'état civil, à compter de leur clôture.

100 ans à compter de la date du document ou du document le plus récent du dossier, ou 25 ans à compter du décès de l'intéressé si ce délai est plus bref, pour :

• tous les documents concernés par le délai de 75 ans, dès lors qu'ils se rapportent à une personne mineure,
• les documents couverts ou ayant été couverts par le secret de la défense nationale dont la communication porte atteinte à la sécurité de personnes nommément désignées ou facilement identifiables,
• les documents des enquêtes de police judiciaire, les documents des affaires portées devant les juridictions et les documents relatifs à l'exécution des décisions de justice, quand leur communication porte atteinte à l'intimité de la vie sexuelle des personnes.

Pour consulter un document non librement communicable, il faut déposer une demande de dérogation et la motiver.

La demande est soumise à l'administration qui a effectué le versement ou qui assure la conservation des archives, puis transmise à la Direction des Archives de France pour décision.

La procédure peut être un peu longue, mais le silence gardé pendant plus de deux mois vaut décision de rejet (article 21 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations).

La dérogation est accordée dans la quasi-totalité des cas. Elle est strictement personnelle et non limitée dans le temps. Elle nécessite de venir consulter sur place le document, dont la reproduction est interdite.

Elle est liée à un engagement de réserve de la part du lecteur qui ne doit pas publier ou communiquer des informations recueillies lors de la consultation qui puissent porter atteinte à la sûreté de l’État, à la défense nationale ou la vie privée des personnes.

Les registres de recrutement militaire (Sous-série 1R) contiennent les feuillets matricules des conscrits. Ils comportent de nombreuses informations importantes pour qui fait sa généalogie ou étudie un personnage masculin : origines, description physique, états de service, etc.

La nature même des informations qu’ils comportent peuvent poser des problèmes de communication :

• mentions médicales (autres que blessures de guerre et affections bénignes) : délai de 120 ans à compter de la naissance de l’intéressé ou de 25 ans à compter du décès,
• mentions disciplinaires ou judiciaires : délai de 75 ans à compter de la décision,
• mentions de filiation : délai de 75 ans.

Une procédure particulière de dérogation existe pour ces documents : un formulaire spécifique (proposé en téléchargement) doit être rempli et soumis à l’accord du directeur des Archives départementales (note AD/DEP 3153 du 23 juin 1995). Attention, la signature de ce formulaire comporte un engagement de réserve, qu’il est impératif de respecter pour la consultation :

• pour les personnes de la famille de l’intéressé (ou mandatées par elles), sur justificatif de leur lien de parenté : consultation intégrale du feuillet et reproduction éventuelle ;
• pour les personnes extérieures à la famille : consultation et reproduction avec occultation des éventuelles mentions médicales, disciplinaires ou judiciaires et de filiation. Pour pouvoir consulter le feuillet sans occultation, il faut faire une demande de dérogation complète, qui sera soumise au Service Interministériel des Archives de France (SIAF).
• Nota : la reproduction de ce type de document sous forme de photocopie est strictement interdite.

Les archives privées présentent aussi un cas particulier. Au moment du transfert aux Archives départementales par don, legs, cession, dépôt ou dation, le propriétaire peut imposer des conditions de communicabilité : fixer un délai plus ou moins long, ou imposer que toute communication soit soumise à son approbation.

S’il ne fixe pas de conditions spéciales, ce sont les délais applicables aux archives publiques qui sont pris en compte.