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© Archives départementales de Seine-et-Marne
Retrouvez ici toutes les informations nécessaires à une bonne conservation préventive et curative de vos documents.

L'état sanitaire des archives

Avant d’entamer une quelconque intervention sur vos documents d’archives, il est nécessaire de vérifier leur état sanitaire : s’assurer que les documents sont secs par exemple ou qu’il n’y a pas de moisissures. Ensuite, vous pourrez procéder au dépoussiérage et au conditionnement.

actions à mettre en place

Il s’agit de l’étape majeure pour optimiser la conservation d’un document car la poussière est propice au développement des moisissures pouvant entrainer la destruction du document. Les gestes doivent être maitrisés pour éviter les déchirures. 

Le dépoussiérage peut se faire soit manuellement à l’aide d’une brosse ou d’un chiffon en microfibres ou par aspiration à l’aide d’un aspirateur à filtration absolue et variateur de vitesse. 

Dans tous les cas, vous devez adapter votre dépoussiérage en fonction de la fragilité du document. 

Vous devez nettoyer régulièrement votre matériel afin d’éviter la contamination.

Une fois dépoussiérés, les documents peuvent être conditionnés. On ne conditionne que des documents propres !

Il a deux objectifs : 

  • Protéger le document contre les agents extérieurs que sont la lumière, la poussière, les chocs, les manipulations de magasinage et de communication et les éventuels sinistres (inondation par exemple) ;

  • Maintenir le document dans un univers chimiquement stable.

Le conditionnement doit être adapté au document (ni trop petit, ni trop grand) mais doit également permettre de le soulever sans trop d'effort. Ne remplissez pas les boîtes à l'extrême !

Ressources

 

Le local d'archives papiers et numériques

gestion des espaces

Aménager correctement son local de pré-archivage est un moyen de garantir la sauvegarde de votre patrimoine. Un local d’archives mal adapté peut compromettre la conservation physique des documents papiers ou électroniques et le versement aux Archives départementales : humidité, moisissures, nuisibles, affaissement des sols sont autant de menaces réelles. Il est donc indispensable de bien penser son local en respectant au mieux les normes de conservation officielles.

Le Service interministériel des Archives de France (SIAF) et le Portail international archivistique francophone (PIAF) proposent des référentiels et recommandations en matière de construction et d’aménagement de locaux d’archives. Bien que ces ressources s’adressent principalement aux structures en charge de la conservation définitive des archives, elles constituent néanmoins une base utile pour orienter et améliorer l’organisation de vos espaces.

Que vous déménagiez ou que vous réorganisiez vos locaux de pré-archivage, il y a des procédures à suivre pour mener en toute sécurité ce chantier. Un déménagement mal préparé, c’est le risque de perdre ou de dégrader des documents. Il faut donc s’assurer de repérer, trier, coordonner et déplacer correctement les archives.

Ressources

 

Les sinistres

Dégât des eaux ayant sinistré des archives publiques

Inondation, incendie, moisissures, nuisibles... Les archives ne sont pas à l’abri des aléas du quotidien.

En cas de sinistres, une réaction rapide et adaptée peut faire la différence entre des documents sauvés ou irrémédiablement perdus.

Contactez les Archives départementales dès la survenue du sinistre pour connaître la procédure à suivre, obtenir de l'aide et sauvegarder votre patrimoine !

 

Le risque amiante

L’amiante est un matériau naturel fibreux très utilisé dans la construction jusqu’à son interdiction au 1er janvier 1997 en raison de sa dangerosité avérée pour la santé. Il reste encore présent dans de nombreux bâtiments construits avant cette date, notamment dans le flocage des surfaces, les dalles de sols ou encore certains faux-plafonds. 

Avant toute intervention d'agents ou toute entrée de documents, il revient aux Archives départementales de s’assurer de l’absence de risque lié à la contamination par l’amiante. 

Pour les bâtiments construits avant 1997, l'établissement d'un dossier technique amiante (DTA) est obligatoire et doit être fourni avant la rencontre. 

Le DTA doit faire mention des locaux dans lesquels les archives sont conservées.

  • Si le local contient des matériaux amiantés pouvant libérer des fibres d’amiante du seul fait de leur vieillissement, des analyses seront demandées pour détecter une éventuelle contamination des documents. 
  • Si le local contient des matériaux amiantés ne présentant de risques qu’en cas d’intervention, le DTA devra être mis à jour régulièrement pour évaluer l’évolution de la contamination. 

Dans tous les cas, si les documents sont bel et bien contaminés par l’amiante, ils ne pourront pas être récupérés par les Archives. Un bordereau d’élimination devra donc être rédigé pour procéder à leur élimination.

 

Voir aussi

Sur ce site :
  • SCPC
    Présentation du service conservation préventive et curative
Sur Internet :

Boîte à outils

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