Retrouvez sur cette page toutes les informations essentielles à la bonne gestion des documents courants (à proximité de l’agent) et intermédiaires (utilisés de manière ponctuelle).
Les bonnes pratiques papier
Une bonne gestion des documents commence dès leur création. Définir des règles communes à tous est donc important pour garantir une cohérence durable, aussi bien dans le traitement quotidien qu’au moment du pré-archivage.
Pour rappel, une bonne conservation des archives publiques permet :
une meilleure gestion courante d'un service en disposant en permanence des informations nécessaires à son activité ;
la justification des droits et obligations des personnes physiques et morales en garantissant au mieux la préservation des moyens de preuve en cas de contestation ;
la sauvegarde de la mémoire en conservant les moyens documentaires de la recherche historique.
Tout fonctionnaire, agent public ou personne chargée d'une mission de service public est responsable des documents qu'il produit ou reçoit, sans pour autant en être propriétaire.
Il doit respecter la réglementation en vigueur pour la gestion, la communication et la conservation des archives, sous peine de s'exposer à des sanctions pénales : jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000€ d'amende.
La gestion des archives est régie par des textes officiels émanant des institutions gouvernementales (circulaires, instructions, décrets, notes, etc.).
Ils sont cependant parfois incomplets, trop anciens ou peu compréhensibles pour un service. Ainsi, rédiger un référentiel d'archivage en collaboration avec les Archives départementales peut permettre de pallier les vides, les incompréhensions, les ambigüités ; et de mieux refléter la réalité actuelle de la production de documents du service.
Attention ! tout référentiel d’archivage doit être validé par les Archives départementales.
Les bases de la démarche RM
Le “records management” (RM), formalisé dans la norme ISO 15489 (de 2001, révisée en 2016), est un ensemble de méthodologies, processus et règles visant au contrôle efficace et systématique de la création, réception, conservation, utilisation et sort final des documents d’activité, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents.
Il permet à un organisme de :
remplir ses obligations légales et réglementaires ;
se défendre en cas de litige ;
fonder ses prises de décision sur des informations fiables ;
assurer la bonne marche de ses activités.
records management
Comme les supports papiers, les documents numériques doivent s’inscrire dans une organisation cohérente et comprise par tous. L’objectif est d’éviter à plus ou moins long terme la constitution d’un « vrac » numérique.
La mise en place d’un espace de stockage unique, partagé et organisé est donc recommandé. Ce réseau, souvent mis en place par l’organisme, permet de faciliter le partage d’informations en toute sécurité via des droits d’utilisateurs ou d’éviter les pertes de données accidentelles grâce aux sauvegardes récurrentes.
Évitez toujours d’enregistrer vos documents de travail dans des disques durs ou des espaces individuels qui ne sont ni partagés, ni sauvegardés ailleurs.
Une arborescence correspond à un plan de classement numérique permettant d’organiser la production documentaire d’un organisme. Il doit être clair et compréhensible par tous.
Cet outil permet :
d'affecter les documents, dès leur création, à un dossier précisément identifié ;
de classer ceux dont le contenu est identique à un endroit bien déterminé, un seul et toujours le même.
Il peut être construit selon les fonctions et les activités de l’organisation, tant qu’il est pérenne et transverse. Il n'existe pas d’organisation "standard", applicable à tous les services. Chaque direction ou service doit classer ses documents en fonction de ses besoins.
Ce plan de classement est un outil collaboratif à créer et à faire vivre avec l’équipe. Toute modification substantielle doit faire l’objet d’une communication large, en n’oubliant pas les nouveaux arrivants.
Une arborescence doit être validée par l’autorité hiérarchique pour garantir son homogénéité !
Une fois l’arborescence constituée, il convient de mettre en place une procédure de nommage des fichiers et des dossiers afin d’en identifier facilement le contenu, éviter les doublons et la conservation de mauvaises versions, et faciliter l’archivage futur de ces données.
Un nommage bien réalisé doit permettre :
d’identifier le document, même après plusieurs mois ou années ;
de l’agencer de façon logique avec les documents en relation ;
de l’échanger facilement avec ses collègues.
Les photos et vidéos sont des supports particuliers qui peuvent être nombreux et volumineux. Une mauvaise gestion de ces documents peut faire perdre de la place inutilement sur les serveurs. Il faut donc bien les nommer, les trier, gérer leurs formats et les éliminer si besoin régulièrement.
Les courriels sont des archives et une messagerie électronique, surtout lorsqu’elle est partagée, constitue une masse d’informations importante pour une capacité limitée. Il est donc indispensable de se préoccuper de leur bonne gestion pour éviter la formation d’un vrac, prévenir la perte d’informations utiles ou de saturer le stockage.
Pensez donc à classer vos courriels et à faire le tri régulièrement !
Le digital clean-up day est une journée mondiale consacrée à la sensibilisation à l’impact environnemental du numérique et une occasion pour chacun, agents de services publics ou privés et particuliers, de nettoyer ses données numériques (fichiers bureautiques, smartphones, courriels, réseaux sociaux).
Cet évènement a lieu chaque troisième samedi de mars mais vous pouvez choisir une date stratégique pour votre entité.
Il s’agit concrètement de faire du tri dans ses disques durs personnels, les serveurs de son organisme ou encore sa messagerie électronique, et de supprimer les fichiers en double, les documents de travail, les documents qui ont atteint leur durée d’utilité administrative et qui sont éliminables.
Veillez toutefois à ne pas oublier que les documents publics que vous souhaitez éliminer doivent être proposés aux Archives départementales au travers du bordereau d’élimination. Les doublons et les documents de travail ne nécessitent pas de bordereaux.
Ensuite, pour bien éliminer vos documents, contactez votre direction des systèmes d'information. Un simple clic droit + supprimer ne suffit pas, il faut formater votre disque !
La dématérialisation croissante des documents entraîne une explosion des données numériques… mais aussi une multiplication des risques : perte d’informations, obsolescence des formats, manque de traçabilité. Sans une vraie stratégie d’archivage, les documents essentiels peuvent devenir inexploitables.
Mettre en place un projet d’archivage numérique comme une GED (gestion électronique des documents) ou un coffre-fort numérique accompagné d’un SAE (système d’archivage électronique) vise à garantir la pérennité, la fiabilité et la sécurité de vos documents numériques tout au long de leur cycle de vie.
L’archivage a deux objectifs essentiels :
Préserver la valeur probante des documents ;
Assurer la conservation à long terme du patrimoine historique.
Ce système d’archivage doit garantir :
L’authenticité : identifier l’auteur, la date de création et le contenu du document ;
L’intelligibilité : permettre la compréhension du document dans le temps ;
L’intégrité : s’assurer qu’aucune modification, falsification ou altération des données n’a eu lieu depuis la création du document jusqu’à son transfert dans le système d’archivage.
Pour cela, le système doit respecter :
Une traçabilité complète des actions effectuées sur les documents ;
Une sécurisation et une confidentialité du document ;
La pérennité du document.
Quel que soit le type de solution choisi, le projet d’archivage doit être conçu en collaboration étroite entre le service informatique, le service d’archives et les services producteurs.
ressources
Voici quelques outils de traitement d'archives numériques qui vous aideront dans la gestion de vos espaces de stockage numériques :
Retrouvez les outils utiles pour organiser ou participer à l'évènement sur le site du Digital Clean-up Day.
Le règlement général de protection des données
Le règlement général de protection des données (RGPD) est une réglementation européenne entrée en vigueur en 2016 dans l’Union européenne, puis transposée en France dans la loi n°2018-493 du 20 juin 2018, dite loi “CNIL 3”. Elle vient compléter la loi Informatique et Libertés de 1978.
Le RGPD a pour but de protéger les données personnelles et s’applique à tout organisme public ou privé qui en collecte et en traite sur le territoire européen ou ciblant des résidents européens.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site de la CNIL.
RGPD
Les données personnelles regroupent toutes les données, papiers ou numériques, permettant de reconnaître une personne physique vivante, directement ou indirectement, ainsi que celles dites “sensibles” (art. 9) concernant la race, les appartenances religieuses, politiques, philosophiques ou syndicales, l’orientation sexuelle, les données médicales, génétiques ou biométriques.
Le RGPD admet aux personnes :
un droit à l’oubli ou droit à l’effacement ;
Un droit d’opposition ;
Un droit de rectification ;
Un droit à la limitation du traitement ;
Un droit à la portabilité des données ;
Un droit d’accès (au sens Informatique et Libertés) ;
Une obligation de notification “en ce qui concerne la rectification ou l’effacement des données ou la limitation du traitement”.
Des règles de traitement des données sont donc appliquées aux organisations :
Transparence : informer clairement les personnes concernées ;
Finalité : collecter les données uniquement pour des objectifs légitimes ;
Minimisation : ne collecter que ce qui est nécessaire ;
Sécurité : protéger les données contre les accès non autorisés ;
Durée limitée : conserver les données uniquement le temps nécessaire.
Les archives disposent d’un statut dérogatoire au régime de droit commun justifié par la finalité de la conservation des archives. En effet, ce régime ne s’applique pas aux archives définitives qui sont des données collectées “à des fins archivistiques dans l’intérêt public” (art. 17) ou à finalité de recherche historique. Les archives courantes ou intermédiaires, cependant, y sont soumises.
Les documents comportant des données à caractère personnel ne doivent pas être systématiquement détruits au titre du RGPD mais doivent faire l'objet d'une sélection pour déterminer ceux à éliminer et ceux à conserver à titre historique (Code du Patrimoine, art. L212-3)
Stockage et classement externalisés
Manque de temps, d'espaces ou de moyens, il est possible de confier l'externalisation du classement ou du stockage des archives papiers ou numériques à un tiers agréé. Attention cependant à respecter la réglementation en vigueur pour ce type de procédure.
externalisation
Depuis 2009, les archives courantes et intermédiaires peuvent être confiées à un prestataire extérieur. En revanche, l’externalisation des archives définitives est interdite car elles doivent être “conservées dans un service d’archives pour des raisons patrimoniales” (SIAF).
Pour externaliser le stockage de vos archives publiques, vous devez faire appel à un prestataire agréé par le ministère de la Culture.
Avant tout, le service public souhaitant externaliser doit transmettre aux Archives départementales une déclaration contenant :
le contexte, les objectifs, le calendrier et la durée prévisionnelle de l’opération ;
la liste des archives déposées et leurs dates extrêmes ;
le volume, le métrage linéaire et le nombre de documents à externaliser.
Celle-ci permet aux Archives départementales d’évaluer la pertinence du projet et d’exercer leur contrôle scientifique et technique.
Le projet de contrat est ensuite transmis aux Archives qui disposent d’un délai d’un mois pour formuler ses observations. Les clauses obligatoires du contrat sont précisées dans l’article R 202-22 du Code du patrimoine. La signature ne peut intervenir qu’après ce délai.
Une fois signé, un exemplaire du contrat est adressé aux Archives.
Les archives externalisées doivent au terme de leur DUA être éliminées ou versées aux Archives départementales selon la règlementation en vigueur et conformément aux procédures en place.
Attention ! Pour les établissements traitant des données médicales, l’externalisation ne peut se faire que vers un établissement certifié comme hébergeur de données de santé (HDS), conformément à l’article L.1111-8 du Code de la santé publique (Article L1111-8 - Code de la santé publique - Légifrance), afin de garantir la confidentialité et la sécurité de ces données sensibles.
Il est également possible de faire réaliser ses classements de fonds par un tiers, qu’il soit public ou privé, sous certaines conditions.
Pour les collectivités, il est possible de faire appel à :
un archiviste intercommunal rattaché à un groupement de communes ;
un archiviste mis à disposition par le centre de gestion de la fonction publique territoriale ;
un archiviste contractuel, recruté par la collectivité.
Il est aussi possible de confier le classement à une société privée spécialisée sous réserve de respecter les exigences réglementaires en vigueur. L'intervention doit faire l’objet d’un cahier des charges soumis aux Archives départementales pour évaluation préalable.
Dans tous les cas, aucun bénévole ou personne non qualifiée n’est autorisé à procéder au classement. Seuls des professionnels formés peuvent intervenir.
Dans un contexte de contraintes budgétaires, de complexification réglementaire et de transition numérique, les communes, en particulier les plus petites, peuvent peiner à assurer seules une gestion optimale de leurs archives. La mutualisation permet de rassembler les forces à l’échelle intercommunale : mise à disposition d’agents formés, partage de locaux adaptés, mutualisation des outils de classement ou d’archivage électronique, élaboration de procédures communes...
Le code du patrimoine, dans les articles L.212-11 et 12, permet à une commune membre d’un groupement de collectivités territoriales de confier ses archives soit au service d’archives créé par le groupement, soit à la commune membre désignée par ce dernier pour accueillir ses archives, soit encore de les déposer au service départemental d’archives territorialement compétent.
La mutualisation doit faire l’objet d’une convention qui détermine son périmètre, ses moyens de fonctionnement, son cadre financier, et fixe « des indicateurs de suivi ». Chaque convention doit être transmise, à l’état de projet, au directeur du service départemental d’archives, qui dispose de quatre mois pour formuler ses observations. Au bout de ce délai, silence vaut accord. La conservation mutualisée des archives doit naturellement se faire « dans les règles de l’art » notamment en termes de sécurité, d’intégrité des données dans le temps et de traçabilité des actions effectuées.
Récolement réglementaire
Le maire est légalement responsable de la bonne tenue de ses archives. Ainsi, depuis l’arrêté du 31 décembre 1926, la commune est obligée de procéder à un récolement de ses archives à chaque élection ou changement de maire en cours de mandat.
Un procès-verbal actant la transmission de la responsabilité au nouveau maire est rédigé, accompagné d’un récolement topographique des archives. Il s’agit d’un recensement des archives sur support papier et numérique présentes dans la collectivité. Cet inventaire sommaire est important car il protège le maire en cas de litige et permet de préserver les sources de l’histoire locale en attestant l’existence des documents ou leur état de conservation.
À partir de 2026, en raison du développement de la dématérialisation dans toutes les strates de l'administration, le modèle de récolement des archives communales comprend désormais explicitement un volet dédié aux archives numériques produites et conservées par la commune.
Classer ses papiers n’est pas vraiment une partie de plaisir, mais ne pas le faire peut causer des inconvénients. Que se passe-t-il lorsque vous devez chercher un papier administratif dans votre pile de courriers ? Vous parvenez à le retrouver, mais au bout de combien de temps !
Alors comment faire pour ne pas être submergé(e) ?
Articles du code pénal (partie législative) relatifs aux peines encourues par des fonctionnaires qui détournent ou qui détruisent sans autorisation des documents administratifs ou des archives publiques :
