Les missions des Archives : les 4 C

Les documents conservés aux Archives départementales viennent de multiples sources : administrations de l’État implantées dans le département (Préfecture, sous-préfectures, services judiciaires, fiscaux, etc.), services du Département (Conseil général), communes, hôpitaux, notaires, particuliers, entreprises, associations… Leur collecte se fait sous différentes formes.

Les archives publiques

Pour les archives publiques, le versement aux Archives départementales est obligatoire et défini par la législation selon des critères de temps : documents de plus de 100 ans pour les notaires et 30 ans pour les autres officiers ministériels par exemple. À cette occasion, un bordereau de versement est rédigé pour signifier ce qui est remis au service d’Archives. Les services d’Archives effectuent des rappels aux versements, mais parfois l’accueil d’archives publiques s’effectue dans l’urgence (fermeture ou déménagement d’un centre administratif, d’une prison, d’un collège, fusion entre institutions, succession d’un notaire…).

Les archives privées

Les archives privées peuvent faire l’objet :

• d’un don : la propriété des archives est transférée aux Archives départementales.
• d’un legs : la propriété des documents est léguée suivant les dispositions testamentaires générales des biens ou des dispositions particulières les concernant. Des biens légués, ayant un intérêt historique, artistique ou culturel, peuvent aussi être revendiqués en totalité ou en partie par l’État.
• d’une dation : il s’agit de s’acquitter de certains impôts (droits de succession, impôts sur la fortune…), en cédant à l’État des biens à haute valeur historique ou artistique, définie par un expert ou le contribuable puis validée par le ministère des Finances, après instruction de la demande.
• d’un dépôt : sans transfert de propriété et révocable, les documents sont remis au service d’Archives dans les conditions définies pour les deux parties par un contrat de dépôt.
• d’un prêt pour reproduction : le propriétaire prête temporairement ses documents pour qu’ils soient reproduits et ainsi mis à la disposition des lecteurs.
• d’un achat par les Archives départementales afin de compléter les sources reflétant l’histoire du département.

Le classement est une mission complexe, car un même mode de classement ne peut pas convenir à toutes les archives. De plus, le classement doit suivre les cotations définies par les Archives de France, utilisées dans tous les services d’Archives.

Le classement intervient dès la collecte, lorsque les archivistes déterminent ce qui doit être conservé et ce qui doit être détruit. Ainsi la destruction d’archives, ou pilon, fait pleinement partie de l’activité de l’archiviste.

Une fois ce tri réalisé, pour chaque dossier collecté, voire chaque pièce, une analyse est rédigée : sont indiqués l’objet du dossier (routes, protection de l’enfance, jugements pénaux…), l’action effectuée par l’administration (construction ou entretien, accueil d’enfants, instruction…), le type d’actes (notes, plans, correspondance…) et les dates extrêmes (date du plus ancien document du dossier et date du plus récent).

Le fonds d’archives est l’ensemble des documents produits par une même personne physique ou morale. Les archivistes définissent un cadre de classement pour le fonds collecté en respectant au plus près la structure pré-existante de l’ensemble. Suivant ce plan, les documents sont triés matériellement et conditionnés pour être conservés. Une cote (numérotation définitive) est attribuée à chacun pour permettre de l’identifier.

Le traitement des archives permet la rédaction d’outils indispensables à la connaissance des fonds classés : les instruments de recherche, comprenant généralement une introduction évoquant la constitution et l’intérêt du fonds et un index, qui facilite l’identification des documents.

Ce traitement s’effectue aujourd’hui de manière informatisée par l’intermédiaire de la base de données BRIARD (Base Régionale Informatisée pour la Recherche Documentaire), exploitée grâce au logiciel GAIA (Gestion Automatisée et Intégrée des Archives). Elle intègre toutes les informations relatives aux documents (cote, analyse, date d’entrée, délai de communicabilité, place dans les magasins, état matériel…).

Obtenir la communication de documents d’archives est un droit pour tout citoyen, que ce soit pour faire valoir un droit administratif, pour effectuer une recherche généalogique ou historique dans un but personnel, associatif ou professionnel. La loi n’impose pas au lecteur de justifier sa demande, cependant le document demandé doit effectivement exister, être achevé (ce qui exclut les « documents préparatoires ») et présenter un état de conservation suffisant pour pouvoir être consulté sans dommage.

Cette communication peut cependant aussi mettre en danger le secret de la vie privée, le secret médical ou encore la sûreté de l’État. C’est pourquoi elle est encadrée par le Code du Patrimoine, qui fixe les délais de communicabilité selon le type d’archives et la nature des informations qu’elles contiennent.

Le public des Archives départementales est très divers : historiens, généalogistes, journalistes, étudiants ou simples citoyens… Tous peuvent consulter les archives et les ouvrages de la bibliothèque, et se faire conseiller dans leurs recherches. Ils peuvent également interroger la base de données des Archives pour trouver les cotes qui les intéressent et consulter les notices correspondantes. Ainsi le classement, l’analyse et la description des documents participent pleinement de la démarche de communication. Désormais les technologies informatiques sont largement mises à profit pour faciliter, accroître, renouveler la communication.

Au-delà des documents originaux, qui peuvent être consultés uniquement sur place en salle de lecture, ce sont des reproductions sur microfilm ou des images numériques qui sont mises à la disposition du public.

Au-delà de la consultation, d’autres modes de découvertes des archives sont développés aux Archives départementales de Seine-et-Marne :

• des ateliers ou malles pédagogiques pour les jeunes publics ;
• des conférences sur des thèmes historiques avec des recherches préalables en archives ou sur les documents eux-mêmes ;
• des publications pédagogiques, iconographiques, historiques ;
• des expositions réelles ou virtuelles, d’originaux ou de reproductions, en Seine-et-Marne ou en d’autres lieux ;
• et maintenant un site Internet !