Le service des archives notariales, communales et intercommunales

Les notaires sont des officiers publics. Leurs minutes et leurs répertoires chronologiques sont des archives publiques, et, au-delà d’un délai de 75 ans, doivent être obligatoirement versées aux Archives départementales (Code du patrimoine, Art.L.211-4).

Les autres archives produites par les études notariales (dossiers clients, documents administratifs liés au fonctionnement de l’étude, etc.) sont considérées comme des archives privées. Elles ne présentent aucune obligation de versement. Toutefois, elles peuvent constituer un complément intéressant pour le lecteur.

En chiffres

239 notaires exercent au sein de 105 offices en Seine-et-Marne.
L’ensemble des versements effectués par les études notariales représentent environ 6 km linéaires de documents.
La minute la plus ancienne conservée, rédigée par Me Choisy, notaire à l’étude de Provins III, date du 11 septembre 1496.

Acte de succession de Théodore Rousseau. (AD77, 240 E 416)

Communicables au-delà de 75 ans ou 25 ans à compter de la date du décès de la personne concernée, les actes notariés sont de nature très diverse : certains sont toujours en vigueur (actes d’achat et de vente, partages, contrats de mariage, testaments, baux, transactions…) ; d’autres sont plus spécifiques à l’Ancien Régime (déclarations de terriers, procès-verbaux d’arpentage ou de bornage quelquefois accompagnés de plans, brevets d’apprentissage).

Les archives notariales sont également riches d’un ensemble de portraits des notaires de l’étude de Maître Bollet à Fontainebleau et de cartes à jouer du XVIIIe siècle, utilisées dans certaines archives pour faire des liasses et des contreforts.

CONSULTER : Le dictionnaire des notaires et des études notariales de Seine-et-Marne

Les communes doivent créer et conserver de nombreux documents : états civils, cadastres et plans, registres de recensement, permis de construire, registres de délibérations, etc. Ceux-ci permettent de connaître l’histoire des habitants et du territoire d’une municipalité, ou encore de suivre l'histoire de l'action municipale.

Le code du Patrimoine (art. L.212-11) prévoit que les communes de moins de 2000 habitants doivent obligatoirement déposer aux Archives départementales leurs états civils de plus de 150 ans, ainsi que les plans et registres cadastraux ayant cessé d'être en service depuis plus de 30 ans et les autres documents de plus de 100 ans. Une dérogation est toutefois possible à condition de respecter les règles de conservation. Pour les communes de plus de 2000 habitants, le dépôt aux Archives départementales est facultatif.

En chiffres

En Seine-et-Marne, en 2015 :

377 communes comptent moins de 2000 habitants. 320 d’entre elles ont déposé leurs archives anciennes ;
136 communes comptent plus de 2000 habitants. 62 ont déposé leurs archives anciennes ; 20 ont leur propre service d'archives.

Contrôle de registres d’état civil. — Contrôle de registres d’état civil de la commune de Lescherolles dans une armoire ignifugée par une conservatrice des Archives départementales en 2015 (cliché : AD77).

Les agents du service exercent le contrôle scientifique et technique de l’État sur les documents conservés dans les communes. Des tournées sont régulièrement organisées pour apporter aide et conseil et prendre en charge les documents qui doivent l’être (en raison de leur date ou de leur état).