La régie GAIA

Le projet de création du logiciel GAIA (Gestion automatisée et intégrée des archives) est mis en place sur l’initiative de la Seine-et-Marne au début des années 1980. Cette décision résulte du constat d’une enquête établie auprès des services publics d’archives français : aucun logiciel n’existait alors pour gérer l’ensemble des fonctions d’un service public d’archives (versement, localisation, communication, élimination, description documentaire et recherche historique).

L’objectif du logiciel GAIA est d’inventorier les documents avec leurs cotes et leurs descriptions, de gérer leurs communications et de donner accès à une banque d’images pour faciliter la consultation de documents fragiles ou très demandés.

Dans un souci de partage des moyens, des connaissances et des expériences, le Département de Seine-et-Marne a rapidement souhaité associer d’autres collectivités à sa démarche. En quelques années, plusieurs Départements ont choisi d’utiliser le logiciel GAIA et d’apporter leur contribution à son élaboration. À ce jour, le partenariat se compose des Départements de l’Ariège, de l’Aude, de l’Isère, de la Loire, de la Martinique, de la Moselle, de l’Oise, de l’Orne, des Pyrénées-Orientales, de La Réunion, du Bas-Rhin, des Hauts-de-Seine, de la Somme et de la Seine-et-Marne.

Les membres du service GAIA assurent le développement et le perfectionnement du logiciel. Ils se chargent en particulier de l’assistance et de la formation des utilisateurs sur le logiciel.

Les agents du service GAIA développe également depuis 2017 un nouveau logiciel nommé "Access’Archiv". Il s'agit d'un logiciel de gestion des archives, spécialement conçu pour les communes et intercommunalités ; la réglementation imposant aux maires et présidents d’Établissement public de coopération intercommunale (EPCI) la responsabilité de la bonne gestion et de la conservation de leurs archives. Ce logiciel est élaborée notamment pour établir facilement un inventaire des archives.