La mission SIA/SAE

La mission SIA/SAE (Système d'Informations Archivistique / Système d'Archivage Électronique) prend en charge les questions informatiques appliquées aux archives. Il assure la gestion des archives numérisées offertes en consultation au public en salle de lecture et sur Internet. Dans le cadre de la réflexion sur la gestion des archives électroniques, il participe :

• au contrôle scientifique et technique des Archives départementales,
• aux études sur la mise en place d’un système d’archivage électronique pour les services du Département de Seine-et-Marne,
• à la réflexion sur la conservation à long terme des archives électroniques historiques.

Les archives électroniques sont des informations ou des documents produits par les services administratifs qui n’existent pas sous forme papier et dont la lecture et la compréhension nécessitent des outils informatiques (bases de données ou courriels, par exemple). Elles résultent notamment de la « dématérialisation » des procédures administratives.

Les outils informatiques évoluent à une très grande rapidité, bien souvent leur durée de vie n’excède pas 5 à 10 ans. Comment garantir qu’un document produit aujourd’hui avec un de ces outils pourra être retrouvé dans quelques dizaines d’années, qu’il sera encore lisible, qu’il n’aura pas été modifié et qu’il émane bien de l’entité sensée l’avoir produit ?

La lisibilité et l'intégrité des documents électroniques et la confiance à accorder à leur contenu dépend des mesures préventives dont ils auront fait l’objet tout au long de leur existence :

• respect de normes et de procédures,
• traçabilité des modifications,
• surveillance du vieillissement des composants et des supports informatiques.

Pour répondre à ces problématiques, la veille technologique et la participation à des groupes de travail locaux et nationaux sont nécessaires et font partie des missions de ce service.

Enfin, la mission SIA/SAE assure le relai de la Direction des Systèmes d’information (DSI) pour le suivi des outils informatiques nécessaires au fonctionnement de l’ensemble des services des Archives départementales.