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Archives
Les grandes notions de l'archivage - Cloned
Le Code du patrimoine donne la définition légale du terme archives : « Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. »
Les archives correspondent à l’ensemble des données produites et reçues par une personne physique ou morale dans le cadre de ses missions, qu’elles soient sur papier ou en format numérique.
Le terme « archives » ne désigne pas que des documents anciens. Les documents d’archives ont ce statut dès leur création si bien que par exemple la facture produite hier est un document d’archives.
Les archives numériques : des archives à part entière
Au même titre que les archives papier, les documents numériques (courriels, documents bureautiques, bases de données...) sont des archives publiques. Par conséquent, ils ont les mêmes délais légaux de conservation et doivent aussi être conservés de manière adéquate et éliminés selon la réglementation en vigueur.
Le document numérique n’est considéré comme original que lorsque celui-ci est nativement numérique : un document papier numérisé reste bien l’original et ne peut être détruit du fait de sa numérisation que sous conditions.
Les Directions d’Archives départementales (DAD) sont sous l’autorité des présidents des Conseils départementaux. Le directeur des Archives départementales (AD) est un fonctionnaire d’État, placé sous l’autorité du préfet et du Ministère de la Culture (Service interministériel des Archives de France), ce qui lui permet d’assurer son rôle de contrôle sur les collectivités territoriales.
Les AD ont plusieurs missions :
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Une mission de contrôle scientifique et technique (CST) :
Les AD s’assurent, au nom de l’État, de la bonne gestion des archives publiques produites et reçues dans l’ensemble du département. Dans ce cadre, les AD peuvent autoriser, selon la procédure réglementaire, l’élimination d’archives arrivées au terme de leur durée d’utilité administrative (DUA). -
Une mission de conseil :
Les AD conseillent les services producteurs d’archives pour une bonne gestion des documents. Le Service des archives administratives, judiciaires et pénitentiaires (SAAJP) est l’interlocuteur privilégié pour les administrations. Le Service des archives notariales, communales et intercommunales est l’interlocuteur privilégié des notaires et des communes. -
Une mission de collecte :
Les AD assurent la prise en charge des archives publiques définitives produites dans le département. Les communes peuvent déposer leurs archives aux AD mais elles en restent propriétaires. Enfin, les AD mènent des collectes d’archives privées et d’ouvrages ayant une valeur patrimoniale. -
Une mission de conservation :
Les AD ont la charge de conserver de manière définitive les documents ayant une valeur historique. -
Une mission de communication :
Les AD accueillent les lecteurs qui souhaitent consulter des archives dans le cadre de recherches professionnelles et privées et répondent à des demandes par correspondance. Elles diffusent aussi des reproductions de documents sur Internet pour faciliter les recherches du public. -
Une mission de valorisation :
Les AD organisent des conférences, des évènements culturels (par exemple les Journées du Patrimoine) qui permettent l’ouverture du bâtiment au public pour des visites et mènent des actions éducatives.