Que sont les archives ? Quel rôle jouent les Archives départementales ...? : les notions principales de la gestion d'archives
Foire aux questions
Le Code du patrimoine donne la définition légale du terme archives : « Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. »
Les archives correspondent à l’ensemble des données produites et reçues par une personne physique ou morale dans le cadre de ses missions, qu’elles soient sur papier ou en format numérique.
Le terme « archives » ne désigne pas que des documents anciens. Les documents d’archives ont ce statut dès leur création si bien que par exemple la facture produite hier est un document d’archives.
Les archives publiques sont produites et reçues dans le cadre des activités de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics, des personnes morales de droit public, ainsi que des personnes morales de droit privé exerçant une mission de service public.
Les archives publiques sont imprescriptibles : elles ont le statut d’archives publiques définitivement, sans limitation dans le temps.
Les archives publiques sont inaliénables : elles ne peuvent pas être données ou vendues.
Les archives privées sont produites et reçues par les organismes privés ou les particuliers dans le cadre de leur activité privée.
Les Directions d’Archives départementales (DAD) sont sous l’autorité des présidents des Conseils départementaux. Le directeur des Archives départementales (AD) est un fonctionnaire d’État, placé sous l’autorité du préfet et du Ministère de la Culture (Service interministériel des Archives de France), ce qui lui permet d’assurer son rôle de contrôle sur les collectivités territoriales.
Les AD ont plusieurs missions :
Une mission de contrôle scientifique et technique (CST) : les AD s’assurent, au nom de l’État, de la bonne gestion des archives publiques produites et reçues dans l’ensemble du département. Dans ce cadre, les AD peuvent autoriser, selon la procédure réglementaire, l’élimination d’archives arrivées au terme de leur durée d’utilité administrative (DUA).
Une mission de collecte : les AD assurent la prise en charge des archives publiques définitives produites dans le département. Les communes peuvent déposer leurs archives aux AD mais elles en restent propriétaires. Enfin, les AD mènent des collectes d’archives privées et d’ouvrages ayant une valeur patrimoniale.
Une mission de conseil : les AD conseillent les services producteurs d’archives pour une bonne gestion des documents. Le Service des archives administratives, judiciaires et pénitentiaires (SAAJP) est l’interlocuteur privilégié pour les administrations. Le Service des archives notariales, communales et intercommunales est l’interlocuteur privilégié des notaires et des communes.
Une mission de conservation : les AD ont la charge de conserver de manière définitive les documents ayant une valeur historique.
Une mission de communication : les AD accueillent les lecteurs qui souhaitent consulter des archives dans le cadre de recherches professionnelles et privées et répondent à des demandes par correspondance. Elles diffusent aussi des reproductions de documents sur Internet pour faciliter les recherches du public.
Une mission de valorisation : Les AD organisent des conférences, des évènements culturels (par exemple les Journées du Patrimoine) qui permettent l’ouverture du bâtiment au public pour des visites et mènent des actions éducatives.
Depuis 2008, le code du patrimoine introduit le principe de la libre communicabilité des archives. Toutefois, les documents comportant des données personnelles ou des secrets protégés sont soumis à des délais de communicabilité.
La communication des documents d'archives publiques et privées est un droit pour toute personne. Elle se fait dans la mairie, dans un local adapté, sous surveillance constante et dans le respect des délais de communicabilité définis par le Code du patrimoine. Elle se fait dans un local adapté, sous surveillance constante et dans le respect des délais de communicabilité définis par le Code du patrimoine. Toute consultation doit faire l’objet d’un enregistrement du nom du demandeur.
Au même titre que les archives papier, les documents numériques sont des archives publiques. Par conséquent, ils ont les mêmes délais légaux de conservation et doivent aussi être conservés de manière adéquate et éliminés selon la réglementation en vigueur.
Les logiciels métier ne peuvent être considérés comme des outils de sauvegarde pérenne des données. Il est donc nécessaire de dissocier le traitement de la conservation. Il convient également de s’assurer que les contrats avec les prestataires stipulent les règles d’une bonne gestion des données numériques en abordant notamment les questions de pérennité, de sécurité et de récupération de l’information.
Comme les documents papier, les documents numériques doivent s’inscrire dans une organisation cohérente et comprise par tous. L’objectif est d’éviter à plus ou moins long terme la constitution d’un « vrac » numérique. Aussi, il convient de réfléchir à la mise en place d’une arborescence numérique qui peut être construite en fonction de l’organigramme de la collectivité ou des missions. L’objectif est de trouver une arborescence pérenne et transverse. Il faut également mettre en place une procédure de nommage des fichiers et des dossiers afin d’identifier facilement le contenu, éviter les doublons et la conservation de mauvaise version, et surtout faciliter l’archivage futur de ces données.
Dans le cas d’une gestion des données numériques en interne, il est nécessaire de mettre en place une sauvegarde régulière, de dupliquer celle-ci en utilisant plusieurs espaces de stockage et de travailler avec des outils et logiciels permettant de pérenniser l’information. Si vous externalisez la conservation des données numériques auprès d’un prestataire privé, il est nécessaire de s’assurer des conditions de stockage et de sauvegarde des données, en faisant également attester que les données sont conservées sur le territoire français.
Enfin, le document numérique n’est considéré comme original que lorsque celui-ci est nativement numérique : un document papier numérisé reste bien l’original et ne peut être détruit du fait de sa numérisation.
