Verser, déposer, donner

• Verser : À l’issue de leur durée d’utilité administrative (DUA), les archives définitives, sélectionnées pour être conservées à titre historique, sont versées aux Archives départementales. Ce versement est obligatoire et réglementaire pour toutes les archives publiques, sur support papier ou numérique. La responsabilité de la conservation des documents passe ainsi du service qui les a produits à la Direction des Archives départementales et de la Mémoire. Cette action est formalisée par un bordereau de versement.

• Déposer : Le dépôt correspond à un type de collecte dans lequel n’intervient pas de transfert de propriété mais un transfert de responsabilité. Le service producteur reste légalement propriétaire de ses archives mais la charge de classement, conservation, restauration revient aux Archives départementales. Il s’applique notamment aux archives des communes et groupements de communes, des établissements hospitaliers communaux ou aux archives privées.

• Donner : Les Archives départementales peuvent également enrichir leurs fonds par voie extraordinaire comme le don. Ce mode d’entrée concerne essentiellement les archives privées, ressource importante pour la préservation du patrimoine local. Le don entraîne un transfert de propriété au bénéfice du département.

Chaque versement d’archives publiques doit être précédé de la rédaction d’un bordereau de versement soumis à la validation des Archives départementales. Ce bordereau reprend les informations du producteur, les typologies documentaires proposés au versement, leur dates extrêmes et leur métrage.

Certains dossiers peuvent faire l’objet d’un échantillonnage avec l'aval des Archives. Si tel est le cas, seule une partie des dossiers sera conservée définitivement aux Archives départementales et la procédure d'échantillonnage devra également être détaillée dans le bordereau.

Les Archives départementales acquièrent des archives privées soit lors de dons manuels (transfert de propriété par simple échange de lettres), de legs et de donations entre vifs (transfert de propriété nécessitant l’intervention d’un notaire) ou encore dans le cadre de dations (mécanisme fiscal exceptionnel permettant, sur décision du Ministère des Finances, d’acquitter des dettes liées à l’impôt de solidarité sur la fortune, la donation-partage, ou les droits de mutation à titre gratuit, en échange de la remise de fonds d’archives ayant une haute valeur artistique ou historique). 

Pour ne pas transférer la propriété des archives, il est possible d’effectuer un dépôt via un contrat de dépôt révocable/une convention de dépôt. 

Enfin, il est également possible de prêter des documents intéressants l’histoire pour exposition ou pour reproduction/numérisation.

Toutefois, chaque acquisition ou prêt sera soumis à l’appréciation du directeur des Archives départementales pour juger de l’intérêt des documents au regard de l’histoire du département.

Pour toutes questions, contactez le service des archives privées.