Archives
Chaque versement d’archives publiques doit être précédé de la rédaction d’un bordereau de versement soumis à la validation des Archives départementales. Ce bordereau reprend les informations du producteur, les typologies documentaires proposés au versement, leur dates extrêmes et leur métrage.
Certains dossiers peuvent faire l’objet d’un échantillonnage avec l'aval des Archives. Si tel est le cas, seule une partie des dossiers sera conservée définitivement aux Archives départementales et la procédure d'échantillonnage devra également être détaillée dans le bordereau.
Des dispositions particulières peuvent s'appliquer pour les structures mentionnées ci-dessous.
L’ensemble des officiers publics ont pour point commun de produire des actes authentiques. Ces actes relèvent de la législation sur les archives publiques : leur gestion, leur conservation et leur communication sont soumises au contrôle scientifique et technique exercé par le directeur des Archives départementales.
Les minutes, répertoires chronologiques et registres de conventions notariées de pacs sont les typologies de documents dont le versement auprès des Archives départementales est obligatoire.
En cas de non-respect de ces obligations, le détenteur des documents s’expose à des peines prévues dans le code du patrimoine (art. L 214-3), ainsi que dans le code pénal (art. 432-15).
Toutefois, un accord dont la durée de validité ne peut excéder dix ans peut permettre de réduire ou d’augmenter le délai de versement. Cet accord s’accompagne d’une obligation pour l’étude de rendre accessibles les documents devenus communicables dans les meilleures conditions, tout en assurant leur sécurité.
À noter que les autres catégories d’archives produites ou conservées par les notaires (dossiers clients, registres de comptabilité, la documentation professionnelle…) ne sont pas des archives publiques et sont régies par les codes réglementaires et pratiques professionnelles en vigueur. Toutefois, il est possible que certains de ces documents, notamment les dossiers clients présentent un intérêt historique et peuvent de ce fait faire l’objet d’un transfert aux Archives départementales.
Les Archives départementales acquièrent des archives privées soit lors de dons manuels (transfert de propriété par simple échange de lettres), de legs et de donations entre vifs (transfert de propriété nécessitant l’intervention d’un notaire) ou encore dans le cadre de dations (mécanisme fiscal exceptionnel permettant, sur décision du Ministère des Finances, d’acquitter des dettes liées à l’impôt de solidarité sur la fortune, la donation-partage, ou les droits de mutation à titre gratuit, en échange de la remise de fonds d’archives ayant une haute valeur artistique ou historique).
Pour ne pas transférer la propriété des archives, il est possible d’effectuer un dépôt via un contrat de dépôt révocable/une convention de dépôt.
Enfin, il est également possible de prêter des documents intéressants l’histoire pour exposition ou pour reproduction/numérisation.
Toutefois, chaque acquisition ou prêt sera soumis à l’appréciation du directeur des Archives départementales pour juger de l’intérêt des documents au regard de l’histoire du département.
Pour toutes questions, contactez le service des archives privées.
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