Documents pour vos démarches

Les registres de l’état civil sont tenus en deux exemplaires : l’un est conservé en mairie, le second est transmis au greffe du tribunal de grande instance. L’exemplaire du greffe est ensuite conservé aux Archives départementales.

Le Code du patrimoine stipule que les registres de naissance et de mariage de l'état civil sont communicables au public après un délai de 75 ans à compter de leur clôture. Les registres récents, qu’ils se trouvent en mairie ou aux Archives départementales, ne sont donc pas accessibles aux lecteurs. Il est cependant possible sous certaines conditions d’obtenir des copies d’actes auprès des services d’état civil communaux (cf. l’Instruction générale relative à l’état civil, article 197-9).

Les jugements de divorce, comme les autres jugements, sont communicables s’ils ont été rendus publiquement. Leurs attendus sont occultés lorsque la consultation est faite par un tiers. Seules les personnes directement concernées par l’affaire, en justifiant de leur identité, ont accès à l’intégralité du document avant un délai de 75 ans.

Les dossiers de naturalisation et de déclaration de nationalité ne sont pas conservés aux Archives départementales. Ils se trouvent aux Archives nationales ou bien à la Sous-direction de l'accès à la nationalité française à Rezé (Loire-Atlantique).

Les Archives départementales conservent en revanche les déclarations de volonté, transmises par les demandeurs au tribunal qui traite la demande de nationalité française.

Les dossiers d’adoption de mineurs en tant que pupilles de la nation (lorsque l’un, voire les deux parents ont disparu ou ont été diminués pendant la guerre et ne peuvent subvenir aux besoins familiaux) sont conservés aux Archives départementales dans les fonds de la justice et des services sociaux.

En 1870, le choix entre les nationalités française ou allemande a été offert aux habitants de l’Alsace Moselle. Les personnes voulant être françaises devaient déclarer leur choix à la mairie de la commune d’accueil.

La recherche de ces documents doit être faite aux Archives Nationales dans la sous-série BB31 :

• BB31-1 à BB31-507 : liste des personnes ayant opté pour la France ;
• BB31-508 à BB31-510 : liste des personnes ayant opté pour l’Allemagne ;
• BB31-511 à BB31-529 : optants classés par département d’accueil.

Les documents produits par les bureaux de l’enregistrement sont conservés aux Archives départementales. Leur communication peut être soumise à un délai de 50 ans si elle met en cause le secret de la vie privée.

• Consulter les inventaires des documents conservées aux Archives départementales de Seine-et-Marne

Le permis de construire est un type de document qui existe depuis 1942 à Paris et qui est conservé depuis 1955 en Seine-et-Marne. La commune et la Direction départementale des territoires (DTT) conservent chacune un exemplaire du dossier. Après 10 ans, l’exemplaire de la DDE est versé aux Archives départementales de Seine-et-Marne après échantillonnage.

• Pour la période de 1955 à 1987 sont conservés aux Archives départementales de Seine-et-Marne :
  • tous les dossiers importants (édifices publics, monuments, grands ensembles…)
  • tous les dossiers d’une année sur 10, ainsi que ceux des années de recensement de population, dans la mesure où les dossiers ont été versés bien sûr.
• Depuis 1988 sont conservés aux Archives départementales de Seine-et-Marne :
  • tous les permis de construire « État » (c’est-à-dire dont l’État est le commanditaire : édifices publics, bâtiments construits dans les Villes nouvelles, bâtiments construits dans les communes sans plan d’occupation des sols ou plan local d’urbanisme) ;
  • 10% des autres dossiers pour les années en -0, en -5 et pour les années de recensement de population.

Depuis 1988, les communes sont dans l’obligation de conserver tous leurs permis de construire. La recherche d’un document récent doit donc en priorité être faite auprès d’elles.

Les établissements dits classés, qui présentent un risque de pollution ou un risque industriel (par exemple les abattoirs au XIXe siècle, les laboratoires chimiques, etc.) font l’objet d’une déclaration spécifique, ainsi que d’une autorisation d’implantation et d’exploitation. Les dossiers constitués à cette occasion sont pour la plupart communicables. Si la consultation du dossier met en jeu le secret industriel et commercial, le délai de consultation est porté à 25 ans. Pour les établissements touchant à la défense nationale, le délai est de 50 ans.

Les Archives départementales conservent les registres préfectoraux d’immatriculation et de cartes grises des véhicules anciens de 1924 à 1950.

Les jugements et dossiers judiciaires traités par les tribunaux de Seine-et-Marne sont conservés aux Archives départementales. Cependant, pour les dates les plus récentes (moins de 10 ans) il faut s’adresser directement au tribunal qui a rendu le jugement.

Les jugements , c’est-à-dire les décisions du tribunal avec leurs « attendus », ne sont librement communicables que s’ils ont été rendus publiquement. Pour les jugements rendus « en chambre du conseil », le délai de communicabilité est fixé à 75 ans, à 100 ans s'il concerne un mineur (sauf pour les personnes concernées par l’affaire, qui doivent justifier de leur identité).

Les dossiers des affaires jugées sont communicables au terme d’un délai de 75 ans (de 100 ans si le dossier se rapporte à un mineur ou s'il s'agit d'une affaire d'agression sexuelle).

Tout comme les autres documents issus de l’enregistrement des actes, les déclarations de successions sont conservées aux Archives départementales. Elles comprennent :

• Des tables de succession (répertoires alphabétiques et chronologiques) permettant, grâce au nom ou à la date de décès de l’intéressé, de retrouver une succession dont la date exacte n’est pas connue.
• Des registres de succession eux-mêmes, reprenant en continu les déclarations établies.

Leur communication peut être soumise à un délai de 50 ans si elle met en cause le secret de la vie privée.

Les registres de recrutement militaire, dits registres matricules, sont conservés aux Archives départementales, où ils sont librement communicables au terme d’un délai de 120 ans après la naissance des personnes concernées.

Il est possible d’obtenir une dérogation pour consulter les registres plus récents, notamment pour consulter le feuillet matricule de son ancêtre. La communication aura alors lieu avec une éventuelle occultation de certaines mentions (médicales ou judiciaires) dont le délai de communicabilité ne serait pas atteint.

Par ailleurs il est nécessaire de savoir où habitait la personne recherchée à 20 ans (âge du recrutement militaire), car il existe plusieurs bureaux de recrutement dans le département. 

Les dossiers des personnes accueillies à l’Aide sociale à l’Enfance traités par les services de l’État (Direction des Affaires sanitaires et sociales (DDASS) ou ceux du Département (Direction générale adjointe de la Solidarité (DGAS) sont conservés aux Archives départementales pour les plus anciens et dans les bureaux de la DGAS pour les plus récents. Tous sont consultables par l’intermédiaire de la DGAS.

Les diplômes ne sont pas conservés aux Archives départementales. Ces documents sont remis à leur destinataire lors de leur émission. Les établissements de l’enseignement supérieur, le rectorat et l’inspection académique peuvent éliminer les copies de ces documents deux ans après l’année d’obtention (circulaire du 22 février 2005) et ne les versent donc pas aux Archives départementales. Il est éventuellement possible d’obtenir une copie du procès-verbal des résultats auprès de l’établissement, ou auprès des Archives départementales si un versement a été effectué.

Les feuilles de salaires ou autres preuves d’emploi ne se trouvent pas aux Archives départementales.

Pour les employés d’entreprises privées, il faut s’adresser directement aux services du personnel de l’entreprise. Si l’entreprise a fermé et qu’il n’y a pas eu de reprise de son activité, la recherche de document est plus ardue : le tribunal de commerce peut indiquer l’identité et les coordonnées du liquidateur qui aura procédé à la fermeture de l’entreprise et saura où se trouvent les archives si elles ont été conservées.

Pour les fonctionnaires, le dossier personnel est conservé dans l’administration de rattachement : Région, Département, Commune. Pour les agents de l’État, le dossier se trouve auprès du ministère de tutelle (sauf exceptions). Les dossiers anciens se trouvent dans les services d’archives correspondant : régional, départemental, municipal ou national. Attention, les dossiers anciens ne sont conservés que par échantillonnage.

En priorité, il convient de s’adresser aux écoles elles-mêmes ainsi qu’aux mairies des communes concernées. Si la recherche n’aboutit pas, elle peut être poursuivie aux Archives départementales.

La circulaire du 22 février 2005 stipule en effet que les archives de certains établissements scolaires du département (maternelles, primaires, collèges, lycées, universités) sont versées aux Archives départementales.

Les Archives départementales conservent :

• Les plans d’intendance levés avant la Révolution française dans le cadre de la répartition de la taille (impôt direct d'Ancien régime).
• Les plans par masse et nature de cultures dressés de 1801 à 1807.
• Le cadastre proprement dit, atlas, plans parcellaires, états des sections et matrices :
  • Le cadastre dit napoléonien ou cadastre général parcellaire dès 1807.
  • Le cadastre parcellaire rénové effectué d’après la loi du 16 avril 1930, afin de permettre une révision des évaluations foncières servant de base à l’imposition.
  • Les plans établis après 1930, issus des centres des impôts. Ils sont cependant conservés de façon très lacunaire.
  • Le cadastre dit « remembré » : établi par la Direction départementale de l’agriculture et des forêts.

Pour les levées récentes du cadastre, il convient de s’adresser au centre des impôts foncier qui conserve un exemplaire du cadastre actuel. Il peut aussi être consulté en commune.

Les déclarations d’impôts sont conservées dans les centres des impôts durant 5 ans. Il y a ensuite un échantillonnage : une partie des documents est transférée aux Archives départementales, le reste étant détruit.

Sont conservés aux Archives départementales les avis d’imposition sur le revenu pour les années de recensement de population (1896, 1901, 1906, 1911, 1921, 1926, 1931, 1936, 1946, 1954, 1962, 1968). Les feuilles d’impôts des entreprises sont aussi conservées pour les années de recensement, ainsi que pour une année intermédiaire choisie de façon aléatoire.