Les archives numérisées

La numérisation de documents est une pratique ancienne aux Archives départementales de Seine-et-Marne : les premières opérations datent de 1998.

Agrandir l’image — Registre en cours de numérisation dans l'atelier des Archives départementales de Seine-et-Marne ©AD77 - François Chabert

La numérisation de documents d’archives est faite pour faciliter la consultation : plusieurs personnes peuvent consulter le même document en même temps (en salle de lecture, et désormais aussi en ligne), des zooms sont possibles, l’impression d’une reproduction est facilitée...

Elle permet aussi de préserver les documents originaux : leur consultation entraîne en effet leur dégradation à cause des manipulations, de l’exposition à la lumière, de la rupture dans la stabilité des conditions thermo-hygrométriques.

Les documents numérisés sont donc en priorité les documents les plus consultés.

Les opérations de numérisation de grande ampleur, concernant de nombreux documents de même type, sont généralement réalisées par des prestations externes, avec passation de marchés publics. Les Archives départementales possèdent également leur propre atelier de numérisation. Un appareil permet la numérisation de bobines de microfilms et un autre celle des documents originaux en noir et blanc jusqu’au format A2 (40 x 60 cm).

Pour une consultation satisfaisante des numérisations, plusieurs étapes sont nécessaires :

restauration de certains documents qui ne supporteraient pas les manipulations nécessaires à la numérisation, déreliure de registres dont la reliure très serrée rend des informations inaccessibles ;
élaboration de la structure de consultation et préparation des documents en conséquence (par exemple : repérage physique des différentes communes dans les tables décennales reliées par canton pour en permettre une consultation par commune) ;
contrôle de la qualité des vues numérisées et de la concordance d’indexation ;
création de répertoires numériques pour rendre active la structure de consultation décidée ;
chargement des vues et création des liens informatiques nécessaires pour la consultation.

Les documents numérisés

Les documents d'état civils numérisés sont :

Les registres paroissiaux depuis le XVIe siècle jusqu’à la Révolution et les registres d’état civil jusqu’en 1885
La numérisation a été faite à partir des microfilms réalisés dans les années 1980 (cotés en 5 Mi) : il s’agit de la collection des registres du greffe du tribunal. Tous ces fichiers sont consultables en salle et en ligne (soit environ 3 135 000 pages).
Les registres d’état civil de 1885 à 1940
La numérisation a été faite à partir des registres originaux (cotés en 6 E) : il s’agit de la collection des registres du greffe du tribunal. Certains registres d’état civil originaux antérieurs à 1885 ont été numérisés afin de combler d’éventuelles lacunes relevés sur les microfilms. Tous ces fichiers sont consultables en salle de lecture (soit près de 1 043 000 pages) ; ceux de la période 1885-1920 sont consultables en ligne (soit environ 627 000 pages).
Les tables décennales de 1792 à 1937
La numérisation a été faite à partir des documents originaux (cotés en 7 E). Ces tables sont consultables en salle (soit environ 220 900 pages) ; celles de la période 1792-1914 sont consultables en ligne (soit environ 213 150 pages).
Les publications de mariage de 1793 à 1897
La numérisation a été faite à partir des documents originaux (cotés en 8 E). 107 registres sont consultables sous forme numérisée en salle et en ligne (soit environ 54 400 pages).

La numérisation des listes nominatives de recensement (cotées en 10 M) de plus de soixante ans a été faite à partir des originaux ont été numérisées en prestation extérieure.

Ces listes nominatives sont consultables en salle jusqu'au recensement de 1936 (soit environ 290 000 pages) et en ligne jusqu'au recensement de 1911 (soit environ 244 000 pages).

Les tables de successions et absences de plus de cent ans ont été numérisées grâce à un partenariat avec la société de généalogie Coutot-Roherig.

Toutes ces tables sont consultables en salle et en ligne (soit environ 46 000 pages).

Les tables alphabétiques permettant d’accéder aux registres du recrutement militaire (cotés en 1 R) de la période 1867-1935 ont été numérisées grâce à un partenariat avec la société de généalogie Coutot-Roherig à partir des volumes de tables complets.

Les tables alphabétiques sont consultables en salle jusqu'au recrutement de 1935 (soit environ 4 640 pages) et en ligne jusqu'au recrutement de 1913 (soit 2 959 pages).

Certaines tables ne constituent pas des volumes complets mais sont reliées à la suite des registres eux-mêmes. Leur numérisation est en cours par l’atelier des Archives départementales. Ces fichiers seront prochainement consultables en ligne.

Les répertoires de notaires numérisés sont ceux conservés au sein de la série E (série relative aux archives notariales) soit un peu plus de 1150 registres, représentant un ensemble de plus de 124 000 vues. La période concernée est 1690 à 1950.

Les documents numérisés concernent la conservation des hypothèques de Meaux, Coulommiers, Fontainebleau, Provins et Melun. Il s'agit de l'ensemble :

des registres indicateurs des tables alphabétiques du répertoire,
des tables alphabétiques du répertoire,
des répertoires,

des formalités hypothécaires conservés aux Archives départementales. Ils sont tous consultables en ligne.

La numérisation des plans du cadastre napoléonien a été établie à partir des documents originaux en prestation extérieure.

Les 9 867 plans du cadastre sont consultables en salle de lecture et en ligne.

La numérisation a été faite à partir des ektachromes des plans, en prestation extérieure.

La totalité des 562 plans a été numérisée et est consultable en salle et en ligne.

La numérisation des monographies communales a été établie à partir des documents originaux. Les registres ont été numérisés par l'atelier des Archives départementales ; les cartes et illustrations en prestation extérieure.

Les 469 monographies communales conservées par les Archives départementales sont consultables en salle de lecture et en ligne (soit environ 13 900 pages).

La numérisation a été faite à partir des cartes postales originales, en prestation extérieure.

Environ 18 800 cartes postales sont actuellement consultables en salle de lecture et en ligne.

La numérisation se poursuit dans l’atelier des Archives départementales au fil des nouvelles acquisitions faites régulièrement pour compléter la collection.

Les estampes ont été numérisées en prestation extérieure à partir des originaux.

L'ensemble du fonds d'estampes des Archives départementales sont consultables en salle de lecture et en ligne (soit 2 148 images).

Des compléments de description sont actuellement en cours pour faciliter leurs consultations.

Les affiches de la collection Taboureau ont été numérisées à partir d'ektachromes par les Archives départementales.

Les 1 160 affiches de la collection Taboureau sont consultables en salle de lecture, dont 453 sont consultables en ligne.

Les plaques de verre originales, datant de la Grande Guerre, de cette collection ont été prêtées aux Archives départementales pour leur numérisation. Celle-ci a été effectuée dans l'atelier des Archives départementales.

L'ensemble de cette collection, soit 83 photographies, est consultable en salle de lecture et en ligne.

Le fonds des Arts du spectacle, contenant dessins et affiches du XIXe et du XXe siècle, a été numérisé en prestation extérieure pour les affiches et par l'atelier des Archives départementales pour les dessins.

L'ensemble de ce fonds, soit 69 affiches et 32 dessins, est consultable en salle de lecture et en ligne.

Les manuscrits à décor datant du XIIe au XIXe siècle, ont été numérisés par l’Institut de Recherche et d’Histoire des Textes (IRHT) du CNRS pour enrichir la « bibliothèque virtuelle des manuscrits médiévaux ».