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Documents pour vos démarches

Les Archives départementales de Seine-et-Marne conservent principalement les documents issus des administrations de l’État ayant leur siège dans le département. Elles conservent aussi les documents des services du Conseil général. Pour faciliter vos démarches administratives, retrouvez ci-dessous un récapitulatif des documents conservés et non conservés aux Archives départementales.

Les documents d'état civil

État civil récent

Les registres de l’état civil sont tenus en deux exemplaires : l’un est conservé en mairie, le second est transmis au greffe du tribunal de grande instance. L’exemplaire du greffe est ensuite conservé aux Archives départementales.

Le Code du patrimoine stipule que les registres de naissance et de mariage de l'état civil sont communicables au public après un délai de 75 ans à compter de leur clôture. Les registres récents, qu’ils se trouvent en mairie ou aux Archives départementales, ne sont donc pas accessibles aux lecteurs. Il est cependant possible sous certaines conditions d’obtenir des copies d’actes auprès des services d’état civil communaux (cf. l’Instruction générale relative à l’état civil, article 197-9).

Acte Type de copie pouvant être obtenue Personne pouvant obtenir la copie
Acte de naissance Copie intégrale L’intéressé,
ses parents,
ses grands-parents,
ses enfants,
son conjoint,
son représentant légal,
son mandataire (notaire, avocat).
Acte de naissance Extrait avec filiation Frères et sœurs en tant qu’héritiers,
autres héritiers.
Acte de naissance Extrait sans filiation Toute personne.

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Jugements de divorce

Les jugements de divorce, comme les autres jugements, sont communicables s’ils ont été rendus publiquement. Leurs attendus sont occultés lorsque la consultation est faite par un tiers. Seules les personnes directement concernées par l’affaire, en justifiant de leur identité, ont accès à l’intégralité du document avant un délai de 75 ans.

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Naturalisation / déclaration de nationalité

Les dossiers de naturalisation et de déclaration de nationalité ne sont pas conservés aux Archives départementales. Ils se trouvent aux Archives nationales, site de Paris ou site de Fontainebleau (pour les archives contemporaines), ou bien à la Sous-direction de l'accès à la nationalité française à Rezé (Loire-Atlantique).

Déclarations de nationalité
Type de dossier Dates Lieu de conservation
Tous Jusqu’en 1930 Archives nationales, site de Pierreffite-sur-Seine
Naturalisation Entre 1931 et 2000 Archives nationales, site de Fontainebleau

Depuis 2001
Sous-direction de l'accès à la nationalité française
Déclaration Entre 1931 et 1976 Archives nationales, site de Fontainebleau

Entre 1977 et 1982 Sous-direction de l'accès à la nationalité française

Entre 1983 et 2004
Archives nationales, site de Fontainebleau

Depuis 2005 Sous-direction de l'accès à la nationalité française

Les Archives départementales conservent en revanche les déclarations de volonté, transmises par les demandeurs au tribunal qui traite la demande de nationalité française.

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Adoption par la nation

Les dossiers d’adoption de mineurs en tant que pupilles de la nation (lorsque l’un, voire les deux parents ont disparu ou ont été diminués pendant la guerre et ne peuvent subvenir aux besoins familiaux) sont conservés aux Archives départementales dans les fonds de la justice et des services sociaux.

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Option de nationalité française ou allemande, 1870

En 1870, le choix entre les nationalités française ou allemande a été offert aux habitants de l’Alsace Moselle. Les personnes voulant être françaises devaient déclarer leur choix à la mairie de la commune d’accueil.

La recherche de ces documents doit être faite aux Archives Nationales dans la sous-série BB31 :

  • BB31-1 à BB31-507 : liste des personnes ayant opté pour la France ;
  • BB31-508 à BB31-510 : liste des personnes ayant opté pour l’Allemagne ;
  • BB31-511 à BB31-529 : optants classés par département d’accueil.
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Les documents administratifs

Enregistrement des actes

Les documents produits par les bureaux de l’enregistrement sont conservés aux Archives départementales. Leur communication peut être soumise à un délai de 50 ans si elle met en cause le secret de la vie privée.

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Transcription des hypothèques

Les Archives départementales conservent les inscriptions et les transcriptions faites dans les bureaux de conservation des hypothèques. Pour les années les plus récentes et d’une manière générale pour tout le XXe siècle, les registres ne sont pas conservés aux Archives départementales : il faut contacter l’administration des services fiscaux.

Dates de documents conservés selon le dépot
Bureau Archives départementales de Seine-et-Marne Auxerre Au bureau lui-même
Coulommiers avr. 1801 - déc. 1931
1932-
Fontainebleau mai 1799 - déc. 1943
1944-1955 depuis 1956
Meaux nov. 1798 - 1909 ; déc. 1949 - 1955
1910-1949 depuis 1956
Melun sept. 1798 - 1955
depuis 1955
Provins mai 1799 - 1927
depuis 1928
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Permis de construire

Le permis de construire est un type de document qui existe depuis 1942 à Paris et qui est conservé depuis 1955 en Seine-et-Marne. La commune et la Direction départementale des territoires (DTT) conservent chacune un exemplaire du dossier. Après 10 ans, l’exemplaire de la DDE est versé aux Archives départementales de Seine-et-Marne après échantillonnage.

  • Pour la période de 1955 à 1987 sont conservés aux Archives départementales de Seine-et-Marne :
    • tous les dossiers importants (édifices publics, monuments, grands ensembles…)
    • tous les dossiers d’une année sur 10, ainsi que ceux des années de recensement de population, dans la mesure où les dossiers ont été versés bien sûr.
  • Depuis 1988 sont conservés aux Archives départementales de Seine-et-Marne :
    • tous les permis de construire « État » (c’est-à-dire dont l’État est le commanditaire : édifices publics, bâtiments construits dans les Villes nouvelles, bâtiments construits dans les communes sans plan d’occupation des sols ou plan local d’urbanisme) ;
    • 10% des autres dossiers pour les années en -0, en -5 et pour les années de recensement de population.

Depuis 1988, les communes sont dans l’obligation de conserver tous leurs permis de construire. La recherche d’un document récent doit donc en priorité être faite auprès d’elles.

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Établissements classés

Les établissements dits classés, qui présentent un risque de pollution ou un risque industriel (par exemple les abattoirs au XIXe siècle, les laboratoires chimiques, etc.) font l’objet d’une déclaration spécifique, ainsi que d’une autorisation d’implantation et d’exploitation. Les dossiers constitués à cette occasion sont pour la plupart communicables. Si la consultation du dossier met en jeu le secret industriel et commercial, le délai de consultation est porté à 25 ans. Pour les établissements touchant à la défense nationale, le délai est de 50 ans.

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Cartes grises anciennes

Les Archives départementales conservent les registres préfectoraux d’immatriculation et de cartes grises des véhicules anciens de 1924 à 1950.

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Les documents personnels

Jugements

Les jugements et dossiers judiciaires traités par les tribunaux de Seine-et-Marne sont conservés aux Archives départementales. Cependant, pour les dates les plus récentes (moins de 10 ans) il faut s’adresser directement au tribunal qui a rendu le jugement.

Les jugements , c’est-à-dire les décisions du tribunal avec leurs « attendus », ne sont librement communicables que s’ils ont été rendus publiquement. Pour les jugements rendus « en chambre du conseil », le délai de communicabilité est fixé à 75 ans, à 100 ans s'il concerne un mineur (sauf pour les personnes concernées par l’affaire, qui doivent justifier de leur identité).

Les dossier s des affaires jugées sont communicables au terme d’un délai de 75 ans (de 100 ans si le dossier se rapporte à un mineur ou s'il s'agit d'une affaire d'agression sexuelle).

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Déclarations de successions

Tout comme les autres documents issus de l’enregistrement des actes, les déclarations de successions sont conservées aux Archives départementales.
Elles comprennent :

  • Des tables de succession (répertoires alphabétiques et chronologiques) permettant, grâce au nom ou à la date de décès de l’intéressé, de retrouver une succession dont la date exacte n’est pas connue.
  • Des registres de succession eux-mêmes, reprenant en continu les déclarations établies.

Leur communication peut être soumise à un délai de 50 ans si elle met en cause le secret de la vie privée.

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Registres matricules

Les registres de recrutement militaire, dits registres matricules, sont conservés aux Archives départementales, où ils sont librement communicables au terme d’un délai de 120 ans après la naissance des personnes concernées.

Il est possible d’obtenir une dérogation pour consulter les registres plus récents, notamment pour consulter le feuillet matricule de son ancêtre. La communication aura alors lieu avec une éventuelle occultation de certaines mentions (médicales ou judiciaires) dont le délai de communicabilité ne serait pas atteint.

Par ailleurs il est nécessaire de savoir où habitait la personne recherchée à 20 ans (âge du recrutement militaire), car il existe plusieurs bureaux de recrutement dans le département. Haut de page

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Dossiers d'aide sociale à l'enfance

Les dossiers des personnes accueillies à l’Aide sociale à l’Enfance, qu’ils aient été traités par les services de l’État (Direction des Affaires sanitaires et sociales : DDASS) ou ceux du Département (Direction générale adjointe de la Solidarité : DGAS), sont conservés aux Archives départementales pour les plus anciens, dans les bureaux de la DGAS pour les plus récents. Tous sont consultables par l’intermédiaire de la DGAS.

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Diplômes

Les diplômes ne sont pas conservés aux Archives départementales.

Ces documents sont remis à leur destinataire lors de leur émission. Les établissements de l’enseignement supérieur, le rectorat et l’inspection académique peuvent éliminer les copies de ces documents deux ans après l’année d’obtention (circulaire du 22 février 2005) et ne les versent donc pas aux Archives départementales.

Il est éventuellement possible d’obtenir une copie du procès-verbal des résultats auprès de l’établissement, ou auprès des Archives départementales si un versement a été effectué.

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Feuilles de salaires

Les feuilles de salaires ou autres preuves d’emploi ne se trouvent pas aux Archives départementales.

Pour les employés d’entreprises privées, il faut s’adresser directement aux services du personnel de l’entreprise. Si l’entreprise a fermé et qu’il n’y a pas eu de reprise de son activité, la recherche de document est plus ardue : le tribunal de commerce peut indiquer l’identité et les coordonnées du liquidateur qui aura procédé à la fermeture de l’entreprise et saura où se trouvent les archives si elles ont été conservées.

Pour les fonctionnaires, le dossier personnel est conservé dans l’administration de rattachement : Région, Département, Commune. Pour les agents de l’État, le dossier se trouve auprès du ministère de tutelle (sauf exceptions). Les dossiers anciens se trouvent dans les services d’archives correspondant : régional, départemental, municipal ou national. Attention, les dossiers anciens ne sont conservés que par échantillonnage.

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Photos de classe et documents scolaires

En priorité, il convient de s’adresser aux écoles elles-mêmes ainsi qu’aux mairies des communes concernées. Si la recherche n’aboutit pas, elle peut être poursuivie aux Archives départementales.

La circulaire du 22 février 2005 stipule en effet que les archives de certains établissements scolaires du département (maternelles, primaires, collèges, lycées, universités) sont versées aux Archives départementales.

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Les documents fiscaux

Documents cadastraux

ATTENTION

Les Archives départementales ne sont pas habilitées à effectuer de concordance entre les différentes levées, acte nécessaire dans certaines procédures administratives. La concordance dite « visuelle » ne peut être faite que par un expert (agent du service du cadastre ou encore géomètre).

Les Archives départementales conservent :

  • Les plans d’intendance levés avant la Révolution française dans le cadre de la répartition de la taille (impôt direct d'Ancien régime).
  • Les plans par masse et nature de cultures dressés de 1801 à 1807.
  • Le cadastre proprement dit, atlas, plans parcellaires, états des sections et matrices :
    • Le cadastre dit napoléonien ou cadastre général parcellaire dès 1807.
    • Le cadastre parcellaire rénové effectué d’après la loi du 16 avril 1930, afin de permettre une révision des évaluations foncières servant de base à l’imposition.
    • Les plans établis après 1930, issus des centres des impôts. Ils sont cependant conservés de façon très lacunaire.
    • Le cadastre dit « remembré » : établi par la Direction départementale de l’agriculture et des forêts.

Pour les levées récentes du cadastre, il convient de s’adresser aux centres des impôts (service du cadastre) qui conservent un exemplaire du cadastre actuel. Il peut aussi être consulté en commune.

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Impôts

Les déclarations d’impôts sont conservées dans les centres des impôts durant 5 ans. Il y a ensuite un échantillonnage : une partie des documents est transférée aux Archives départementales, le reste étant détruit.

Sont conservés aux Archives départementales les avis d’imposition sur le revenu pour les années de recensement de population [lien]. Les feuilles d’impôts des entreprises sont aussi conservées pour les années de recensement, ainsi que pour une année intermédiaire choisie de façon aléatoire.

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RAPPEL

Années de recensement de la population :

1896, 1901, 1906, 1911, 1921, 1926, 1931, 1936, 1946, 1954, 1962, 1968.