Site des Archives départementales de Seine-et-Marne

Quelques informations incontournables

État civil relié, conservé dans une armoire forte ignifugée

Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale dans l'exercice de son activité. Les journaux, périodiques et tous documents d’information relèvent de la documentation et ne font pas partie des archives.

Les archives communales sont des archives publiques, donc inaliénables. Le maire est responsable des archives de sa commune, civilement et pénalement. Les archives font partie des dépenses obligatoires de la commune, en particulier la reliure des registres d’état civil. Les communes de moins de 2 000 habitants sont tenues de déposer leurs archives anciennes aux Archives départementales : l'état civil de plus de 150 ans, les plans et registres cadastraux ayant cessé d'être en service depuis au moins 30 ans et les autres documents d'archives de plus de 100 ans.

Trier, classer, éliminer selon la réglementation

Archives éliminables cotées et conservées dans l'attente de l'élimination

Les opérations de tri et de classement doivent respecter les instructions en vigueur (cadres de classement de 1926 et 1978). L'inventaire doit être rédigé par un professionnel. Aucune élimination de documents ne peut être faite sans le visa des Archives départementales . Le recours à un prestataire pour tri, classement et inventaire des archives de la commune, sur place, est possible, sous contrôle des Archives départementales . Il fait l’objet d’une convention, suite à un appel d’offres avec cahier des charges.

La tenue d’un récolement permanent permet de gérer correctement les archives et leur(s) espace(s) de rangement, sous le contrôle de la personne responsable des archives. Elle facilite la mise à jour du récolement réglementaire des archives qui doit être signé à chaque renouvellement de municipalité par les maires entrant et sortant, avec procès-verbal de prise en charge.

Les registres de délibérations doivent contenir les procès-verbaux complets et détaillés de la séance, avec le résultat des votes et la signature des élus ou la mention de leur empêchement. L’état civil doit être relié régulièrement et les tables décennales rédigées dans les temps. Les documents produits par des organismes intercommunaux ne font pas partie des archives de la commune, sauf s’ils génèrent un dossier spécifique constitué par les services de la commune pour leur usage.

Publier et exposer des documents d'archives

Archives exposées sous vitrines et sous verre, avec un éclairage adapté

Toute utilisation de document d'archives, pour une publication , doit se faire dans le respect de la vie privée et de la propriété intellectuelle . Ces règles s’appliquent aussi aux bulletins municipaux, aux sites Internet et aux expositions.

Une exposition , même dans le cadre bref des Journées du patrimoine, doit prendre en compte toutes les règles de sécurité : protection des documents (vol, dégradation ; normes d’hygrométrie, de température ; pas de lumière solaire directe), assurance spécifique (transport aller et retour, conditionnement, présentation). Éventuellement, il faut établir une convention de prêt de documents par une autre collectivité.