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Le service magasinage-conservation

Le service des documents

Communiquer au public

Transport de documents à l'aide d'un chariot par un magasinier, Service Magasinage et Conservation

Le transport des documents d'archives

Le public de la salle de lecture des Archives départementales vient y consulter des documents. Une fois la demande enregistrée, l’équipe des magasiniers va prélever le document dans l’un des 40 magasins et l’amène pour consultation. À cette occasion, une attention particulière est portée à l’état matériel des documents, qui peuvent être dépoussiérés, reconditionnés, voire mis de côté pour restauration.

La communication des documents peut aussi se faire hors des murs des Archives départementales : le service magasinage-conservation gère les communications administratives, lorsqu’un service administratif extérieur a besoin de consulter un dossier qui a été archivé. Il prend également en charge le prêt de documents à d’autres institutions, dans ou hors du département, voire même hors du pays, pour des expositions. Ainsi par exemple l’exposition « La forêt de fontainebleau, un atelier grandeur nature » au musée d’Orsay, du 6 mars au 13 mai 2007, a-t-elle bénéficié du prêt de 8 documents des Archives départementales de Seine-et-Marne (gravure, carte, affiche, livres).

L'accueil des documents

La gestion matérielle

Photographie couleur de rayonnages supportant des boîtes de cartons contenant des documents d'archives

Un rayonnage de magasin

La gestion matérielle des quelques 38 km linéaires d’archives actuellement conservés aux Archives départementales de Seine-et-Marne et l’accueil des 500 ml. supplémentaires qui entrent en moyenne chaque année nécessite une bonne organisation logistique. Le service magasinage-conservation prend en charge l’entrée des versements, les déménagements d’archives (depuis l’extérieur ou en interne), le conditionnement, le rangement en magasins, etc. Il assure également la tenue du récolement des archives. Il s’agit d’un inventaire général des fonds qui permet de connaître le métrage occupé, la nature des conditionnements, le détail des documents.

La conservation préventive et curative

Conserver pour transmettre

Dépoussiérage d'un document par un magasinier, Service Magasinage et Conservation

Dépoussiérage d’un document

La gestion matérielle des documents comprend aussi la prise en charge de leur état de conservation. Dans ce but, une politique complète de conservation préventive a été mise en place. Les conditions climatiques (température, humidité) sont contrôlées de très près, les magasins régulièrement inspectés pour régler tout problème qui mettrait la conservation en jeu. Les documents sont dépoussiérés, conditionnés dans des boîtes spéciales qui leur assurent un environnement propice et stable.

Reconditionnement de chartes scellées

Reconditionnement de chartes scellées

Un plan spécifique de prévention a été mis en place pour réduire voire éliminer les facteurs de risques sur les bâtiments et les documents (lumière, manipulation, infestation biologique, etc.). Il comprend également un volet « urgence » c’est-à-dire une procédure pour affronter un problème de type incendie ou inondation et minimiser leurs conséquences négatives sur les documents. Pour transmettre aux générations futures des documents encore utilisables, au-delà de leur stabilisation et de leur bonne conservation, il est parfois nécessaire d’appliquer un traitement curatif. Les opérations de restauration sont pilotées par le service magasinage-conservation, qui les confie à des prestataires externes, professionnels qualifiés et dotés de l’équipement nécessaire.

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