Site des Archives départementales de Seine-et-Marne

Les archives électroniques sont des documents, des éléments d’information produits par les services administratifs qui n’existent pas sous une autre forme qu’informatique (bases de données par exemple). Elles résultent notamment de la « dématérialisation » en cours de l’administration. Leur collecte, leur conservation, leur description, leur mise à disposition représentent autant de défis pour les archivistes.

Les questions de normes et de procédures, de confiance à accorder au contenu des documents électroniques, de traçabilité des modifications effectuées sur ces documents, de vieillissement des composants et des supports informatiques sont à prendre en compte.

Pour répondre à ces problématiques, la veille technologique et la participation à des groupes de travail nationaux font partie des missions de ce service.

Le projet GAIA (Gestion automatisée et intégrée des archives) a été mis en place sur l’initiative de la Seine-et-Marne au début des années 1980. La décision de créer un logiciel d’archives a été prise après qu’une enquête auprès des services publics d’archives français eut permis de constater qu’il n’existait aucun logiciel pour gérer l’ensemble des fonctions d’un service public d’archives, à savoir : versement, localisation, communication et élimination, mais aussi description documentaire et recherche historique. Dans un souci de partage des moyens, des connaissances et des expériences, le Département de Seine-et-Marne a rapidement souhaité associer d’autres collectivités à sa démarche.

En quelques années, neuf Départements ont choisi d’utiliser le logiciel GAIA, aboutissement de ce travail, et d’apporter leur contribution à son élaboration. Les objectifs poursuivis sont d’inventorier les documents avec leurs cotes et leurs descriptions et de constituer une banque d’images pour faciliter la consultation de documents fragiles ou très demandés. À ce jour, le partenariat se compose des Départements de l’Ariège, de l’Aude, du Calvados, de l’Indre-et-Loire, de l’Isère, de la Loire, de la Martinique, de la Moselle, de l’Oise, de l’Orne, des Pyrénées-Orientales, de La Réunion, du Bas-Rhin, des Hauts-de-Seine, de la Somme, des Vosges et de la Seine-et-Marne.