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Le service des archives administratives, judiciaires et pénitentiaires

Les documents administratifs

Des témoins d’activités très variées

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Les archives administratives peuvent avoir des formes très variées : ici, une maquette d’un projet de bâtiment pour les services du Conseil général de Seine-et-Marne

Les archives administratives regroupent les documents issus de l’activité de l’ensemble des administrations de l’État, des collectivités territoriales et des services publics qui versent leurs documents aux Archives départementales. Ces documents ont d’abord pour objectif d’être conservés à titre de preuve juridique ou administrative. Ils servent aussi de sources historiques. Il s’agit aussi bien de plans, que de discours, de tableaux, registres de comptes ou de personnel...

Les agents du service se répartissent les thématiques d’action en cinq secteurs :

  • Cabinet du Président du Conseil départemental ou Cabinet du Préfet,
  • Agriculture et forêts / équipements / police / défense,
  • Culture / communication / jeunesse et sports,
  • Fiscalité (impôts, cadastres…) / économie,
  • Affaires sociales / travail, emploi / Ressources humaines / finances.
Comme toutes les archives, les documents administratifs peuvent se présenter sous des formes très variées. Retour au menu

La DUA

Les archives administratives sont gérées en fonction de leur Durée d’Utilité Administrative (D.U.A.). Il s’agit de la période durant laquelle les services administratifs peuvent encore avoir besoin de recourir aux dossiers pour accomplir leurs missions. Que ces dossiers soient encore conservés dans les bureaux ou qu’ils aient été transférés aux Archives départementales, l’accès aux documents est toujours possible. La D.U.A. est déterminée en fonction de l’utilité et de la nature des documents par les archivistes, en partenariat avec les administrations. Lorsqu’elle arrive à son terme, un tri est opéré : certains documents sont détruits, d’autres font l’objet d’un échantillonnage, une partie est versée aux Archives départementales.

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Au service du fonctionnement de l’administration

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Un inventaire d’archives produit sous forme de CD-Rom

Les archives administratives anciennes et contemporaines représentent le volume le plus important aux Archives départementales. En 2007, la Révision générale des politiques publiques (RGPP) a entraîné un accroissement de 300 ml. Depuis, les entrées représentent environ 150 ml par an. La démultiplication des documents sur tous supports et la dématérialisation de certaines procédures représentent des enjeux d’avenir importants. Le rôle du service est d’accueillir les documents transférés, mais aussi de conseiller les services administratifs dans la gestion de leurs archives et de les accompagner face aux nouvelles problématiques d’archivage.

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Les archives judiciaires et pénitentiaires

Des archives publiques parfois surprenantes

Versées aux Archives départementales comme les autres archives publiques, les archives judiciaires regroupent :

  • Les registres d’état civil (collection du greffe) ;
  • les documents d’instruction ;
  • les procès-verbaux d’élection des tribunaux de commerce ;
  • les dossiers relatifs à la justice de paix, aux magistrats et aux officiers ministériels ;
  • des listes de jurés ; les archives des prisons et maisons d’arrêt.
  • Le fonds comprend les archives des tribunaux de l’Ancien Régime et celles de l’administration judiciaire des XIXe et XXe siècles. Elles sont généralement cotées dans la série U, qui regroupe toutes les juridictions après la réforme de l’An VIII (1800), la série B, réunissant les documents de juridictions antérieures, la série E pour l’état civil et la série W pour les archives postérieures à 1940. On y trouve aussi parfois des éléments « non juridiques » comme des affiches réutilisées, pliées ou découpées pour faire des chemises ou encore des caricatures sur les documents eux-mêmes.
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Un traitement spécifique : l’œil du juriste, l’œil de l’archiviste

Le fonds des archives judiciaires de Seine-et-Marne est très important (environ 5 km linéaires). Ces documents nécessitent un traitement spécifique. Il faut avoir un regard de juriste, en plus de celui de l’archiviste, du fait du fonctionnement complexe du droit et des institutions judiciaires.

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La justice de paix : une source d’information méconnue

Ces archives comprennent les désaveux de paternité, les déclarations de grossesse, la nomination de tuteurs, les demandes de dommages et intérêts, les déclarations de dettes et les contestations de succession. Couvrant une période importante, elles intéressent notamment toute personne enquêtant sur les deux guerres mondiales. À ce jour, le fonds des Justices de Paix n’est que partiellement décrit.

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Du classement et des conseils

Les agents du service gèrent les versements, classements et éliminations des archives judiciaires et pénitentiaires. Le recours aux archives judiciaires et pénitentiaires peut être nécessaire à titre de preuve (jugements de divorce, jugements d’adoption…). Le personnel du Service des publics ou du Service des archives administratives, judiciaires et pénitentiaires aide et conseille les lecteurs pour ce type de recherches.

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À lire

Jacques-Guy Petit, sous dir.de, Une justice de proximité la justice de paix (1790-1958), Paris, 2003.