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Rechercher un acte transcrit aux hypothèques

Les Archives départementales vous proposent une méthode simple pour effectuer des recherches dans les archives des hypothèques (série 4Q).

Historique

Évolution de l'organisation des hypothèques

L’hypothèque existe déjà sous l’Ancien Régime mais l’obligation d’inscription et de transcription est instituée par la loi du 11 Brumaire an VII (1er novembre 1798). La loi du 21 Ventôse an VII (11 mars 1799) instaure la transcription de tous les actes de mutations immobilières, et organise la publicité foncière en créant un bureau dans chaque arrondissement du Département. Cinq bureaux sont ainsi créés en Seine-et-Marne : Coulommiers, Fontainebleau, Meaux, Melun, Provins.

Deux types de registres sont constitués :

  • Les registres des inscriptions, faites sur réquisition du créancier, visent à consigner une créance sur un bien donné. Lorsque celle-ci s’éteint, il est procédé à la radiation de l’hypothèque. Il s’agit donc des relevés des primautés / privilèges prélevés par mesure de sûreté par les créanciers.
  • Les registres des transcriptions, faites sur demande de l’acquéreur ou du donataire, sont les copies intégrales des actes de translation de propriété des biens immobiliers, et reproduisant de fait l’acte notarié de vente / acquisition, bail, …
Les recherches effectuées par les lecteurs des Archives portent sur ce second type de document, qui permet de retracer l’histoire d’un bien.

La loi du 23 mars 1855 détermine les actes soumis à publicité :
  • Les actes entre vifs translatifs de droits réels immobiliers,
  • Les jugements translatifs des droits réels immobiliers,
  • Certains actes relatifs à des droits personnels (baux de plus de 18 ans).
Elle détermine également le mode de publicité :
  • Transcription au bureau des hypothèques de la situation du bien,
  • Droit à toute personne, en terme de sanction, d’obtenir un état de transcriptions,
  • A défaut de publicité les actes ne sont pas réputés être opposables aux tiers.
Le décret du 11 octobre 1926 supprime les bureaux des hypothèques et réorganise les Conservations. Cette réorganisation n’a pas d’impact sur la Seine-et-Marne qui conserve les cinq centres existants.

Le décret du 4 janvier 1955 réforme la publicité foncière en créant un fichier immobilier par commune qui présente, telle qu’elle résulte des documents publiés, la situation juridique à jour des immeubles. L’obligation de transcription est étendue à tout titre, toute décision judiciaire ou acte modificatif qui doit être publié sur ce fichier avec les mentions des noms, prénoms, domicile, date et lieu de naissance et profession des parties et de leur conjoint.

Le 1er janvier 2013, suite à la suppression du statut des Conservateurs, les Conservations sont transformées en Services de la Publicité Foncière (SPF). Ce service, désormais directement géré par l'État, dépend de la direction générale des Finances publiques.
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Recherche en salle de lecture

Éléments nécessaires

Attention

Attention aux confusions possibles : les transcriptions effectuées par un bureau de la « Seine » ne concernent pas la Seine-et-Marne. Il s’agit de celles de l’ancien département de la Seine redécoupé en 1968 en plusieurs départements (Paris, Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis, Val-de-Marne).

1. La Conservation des hypothèques concernée, selon la commune où se situe le bien.

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Exemple de répertoire de formalités

Exemple de répertoire de formalités (AD77, 4Q2/6/154) : ce type de document est en grande partie conservé dans les Services de Publicité foncière

2. La référence de la transcription, c’est-à-dire le volume et le folio à l’intérieur du volume. Ces éléments peuvent être trouvés à deux endroits :

  • dans les actes notariés, au paragraphe « origine de propriété »,
  • dans la documentation hypothécaire conservée à ce jour dans les différentes Conservations.

Localisation des fonds

Suivant l’instruction DAF/DPACI/RES/2009/025 du 25 novembre 2009, les Archives départementales conservent les registres d’inscriptions des origines jusqu’en 1865 et ceux des périodes des guerres 1914-1918 et 1939-1945.

La totalité des registres de transcriptions est conservée. Les Archives départementales détiennent les registres de 1798 à 1955, à l’exception de certaines années dont les registres sont conservés par le service de la publicité foncière d'Auxerre I, dans le centre d’archivage de Saint-Florentin dans l’Yonne.

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Le tableau ci-dessous permet de savoir à qui adresser une demande de communication selon la date de l'acte et la Conservation concernée.

Conservation Ressort
Aux Archives départementales de Seine-et-Marne
Au Service de la publicité foncière d'Auxerre I
Au Service même
Coulommiers
Cantons de Coulommiers, Crécy-la-Chapelle, La Ferté-Gaucher, La Ferté-sous-Jouarre, Lizy-sur-Ourcq, Rebais, Rozay-en-Brie
avril 1801 - décembre 1931
1932 - 1955
depuis 1956
Fontainebleau
Cantons de Fontainebleau (à l'exception de la commune d'Héricy), Château-Landon, La Chapelle-la-Reine, Lorrez-le-Bocage-Préaux, Montereau-Fault-Yonne, Morêt-sur-Loing, Nemours
mai 1799 - décembre 1943
1944 - 1955
depuis 1956
Meaux
Cantons de Champs-sur-Marne, Chelles, Claye-Souilly, Dammartin-en-Goële, Lagny-sur-Marne, Meaux-Nord, Meaux-Sud, Mitry-Mory, Noisiel, Thorigny-sur-Marne, Torcy, Vaire-sur-Marne
novembre 1798 - 1909 ;
décembre 1949 - 1955
1910 - 1949
depuis 1956
Melun
Cantons de Brie-Comte-Robert, Combs-la-Ville, Le Châtelet-en-Brie, Le Mée-sur-Seine, Melun-Nord, Melun-Sud, Mormant, Tournan-en-Bire, Perthes, Pontault-Combault, Roissy-en-Brie, Savigny-le-Temple, commune d'Héricy
septembre 1798 - 1955

depuis 1956
Provins
Cantons de Bray-sur-Seine, Donnemarie-Dontilly, Nangis, Provins, Villiers-Saint-Georges
mai 1799 - 1955

depuis 1956

Recherche dans la documentation hypothécaire antérieure à 1956

Important

Exemple d'un acte transcrit dans un bureau des hypothèques

Exemple d'un acte transcrit dans un bureau des Hypothèques, en 1955. Documents conservés aux Archives départementales. (AD77, 4Q3/9/266)


Les Archives départementales ne conservent que les registres de transcriptions et non la documentation hypothécaire (voir ci-dessous) qui permet de retrouver les références des actes recherchés. Ainsi, si vous ne disposez pas d’un acte notarié comportant les références voulues, seule la Conservation des hypothèques peut vous fournir ces éléments.

Il est alors nécessaire d’adresser au Service de la publicité foncière concerné (ex- Conservation) une « demande de relevé des formalités ». Cette demande peut-être faite par le biais du formulaire Cerfa n°3230-SD, accessible sur Internet en version PDF.

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Quels documents consulter ?

  1. Le Registre indicateur de la Table du répertoire des formalités hypothécaires permet de chercher la personne par son nom patronymique, classé par ordre alphabétique strict. Ce registre indique les numéros du volume et du folio de la Table alphabétique où ce nom est enregistré.
  2. La Table alphabétique du Répertoire indique les noms, prénoms et souvent les dates de naissance, ce qui permet de faire le tri parmi les homonymes. Elle renvoie pour chaque nom au numéro de volume et au numéro de la case de la personne dans le répertoire des formalités.
  3. Le Répertoire des formalités comporte quatre cases ou « comptes » par page. Chaque case présente un en-tête identifiant la personne concernée, et recense tous les actes enregistrés au nom de cette personne. Les références des registres de transcription sont mentionnées dans la partie gauche de la case. Ce sont ces informations (volume, folio, date et nature des actes) que le Service de la publicité foncière transmet aux demandeurs.
  4. Avec ces références, il faut se rendre en salle de lecture des Archives départementales pour consulter les inventaires et trouver la cote du registre de transcription. Ces registres sont cotés au numéro de volume et peuvent être directement commandés, puisque le délai de communicabilité est de 50 ans à partir de la date de fin du registre.
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Tutoriel vidéo

proposé par les Archives départementales des Hautes-Alpes