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Les archives communales, le maire et la loi

Les archives communales constituent la mémoire de la commune. Leur conservation garantit la bonne gestion administrative de la commune, en particulier pour justifier ses droits.
Elles permettent aussi de retracer son histoire dans des articles, des publications, des expositions ou via Internet et participent à la création du lien social au sein de la collectivité.

Cadre règlementaire

Le respect du code

Vue de registres d'état civil reliés et conservés au sein d'une armoire forte ignifugée

État civil relié, conservé dans une armoire forte ignifugée

Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale dans l'exercice de son activité (art. L.211-1 du Code du patrimoine). Les journaux, périodiques et tous documents d’information relèvent de la documentation et ne font pas partie des archives.

Les archives communales sont des archives publiques (art. L. 211-4 du Code du patrimoine), donc inaliénables et imprescriptibles. Elles sont placées sous le contrôle scientifique et technique de l’Etat, représenté par le directeur des Archives départementales (art. L. 212-1 et L. 212-10 du Code du patrimoine). Le maire est responsable des archives de sa commune, civilement et pénalement.

La conservation des archives fait partie des dépenses obligatoires de la commune, en particulier la reliure des registres d’état civil (art. L. 2391-2 du CGCT).

Aucun document d’archives ne peut être détruit sans le visa du directeur des Archives départementales (art. L. 212-1 et 212-10 du Code du patrimoine).

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Les communes de moins de 2000 habitants

Dans le cas des communes de moins de 2 000 habitants, l’article L. 212-11 du Code du patrimoine dispose que « les documents de l’état civil ayant plus de 150 ans de date, les plans et registres cadastraux ayant cessé d’être en service depuis au moins 30 ans et les autres documents d’archives ayant plus de 100 ans de date, (…) sont déposés aux Archives départementales. »

Toutefois, le même article indique qu’après déclaration auprès du représentant de l’État dans le département, la commune peut conserver elle-même ces documents ou, si elle est membre d’un groupement de collectivités territoriales, les déposer aux archives du groupement de collectivités territoriales dont elle est membre, par convention ou aux archives de la commune désignée par le groupement pour gérer les archives.

L’obligation de dépôt aux Archives départementales des archives anciennes de communes de moins de 2 000 habitants demeure donc la règle.
Dans le cas où la commune souhaite les conserver in situ, elle doit donc en faire la déclaration à la préfecture et s’engager sur les conditions de leur conservation et de leur communication. Le non respect de ces principes pourra entraîner une mise en demeure du préfet et si celle-ci reste sans effet, le préfet pourra dès lors prescrire un dépôt d’office aux Archives départementales.

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Bien conserver les archives

Utiliser des bâtiments adaptés

Vue d'archives conservées dans des rayonnages métalliques numérotés

Archives cotées et conservées sur des rayonnages métalliques numérotés

Les archives sont conservées dans un bâtiment public, dans un local spécifique, répondant à des normes adaptées. Ces locaux, ainsi que leur accès, sont placés sous la responsabilité directe (et si possible exclusive) de la personne en charge des archives.

Le recours à un prestataire d’archivage agréé est possible pour le stockage des archives éliminables à terme. La signature d’un contrat de dépôt est obligatoire dans ce cas. L’ensemble de cette procédure doit être soumise à l’autorisation des Archives départementales. Il est indispensable de bien en estimer le coût, en prenant notamment en compte les frais de communication des documents.

En revanche, la conservation des archives définitives ne peut en aucun cas être confiée à un partenaire extérieur.

Tout projet de construction, d’extension ou d’aménagement de bâtiments à usage d’archives ainsi que les projets de travaux dans ces bâtiments doivent être signalés au préfet, qui dispose d’un délai de 2 mois pour faire connaître son avis (art. R 1421-6 du CGCT).
Le local où sont conservées les archives doit être situé dans un bâtiment public, sécurisé et exclusivement réservé à cet effet.

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Trier, classer, éliminer selon la réglementation

Vue d'archives éliminables conditionnées en carton et cotées

Archives éliminables cotées et conservées dans l'attente de l'élimination

Les opérations de tri et de classement doivent respecter les instructions en vigueur (cadres de classement de 1926 et 1978 ; Préconisations de 2014). L'inventaire doit être rédigé par un professionnel. Aucune élimination de documents ne peut être faite sans le visa des Archives départementales. Le recours à un prestataire pour tri, classement et inventaire des archives de la commune, sur place, est possible, sous contrôle des Archives départementales. Il fait l’objet d’une convention, suite à un appel d’offres avec cahier des charges.

La tenue d’un récolement permanent permet de gérer correctement les archives et leur(s) espace(s) de rangement, sous le contrôle de la personne responsable des archives. Elle facilite la mise à jour du récolement réglementaire des archives qui doit être signé à chaque renouvellement de municipalité par les maires entrant et sortant, avec procès-verbal de prise en charge.

Les registres de délibérations doivent contenir les procès-verbaux complets et détaillés de la séance, avec le résultat des votes et la signature des élus ou la mention de leur empêchement.
L’état civil doit être relié régulièrement et les tables décennales rédigées dans les temps. Les documents produits par des organismes intercommunaux ne font pas partie des archives de la commune, sauf s’ils génèrent un dossier spécifique constitué par les services de la commune pour leur usage.

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Pour communiquer et valoriser les archives

Les archives et le public : consultations et reproductions

La communication des documents d'archives publiques est un droit pour toute personne. Elle se fait de droit dans la mairie, dans un local adapté, sous surveillance constante et dans le respect des délais de communicabilité définis par le Code du patrimoine. Toute consultation doit faire l’objet d’un enregistrement du nom du demandeur.

L’état civil relève de règles particulières. En interne, les services doivent également passer par le responsable des archives.

La reproduction éventuelle de certains documents est possible, suivant les règlements en vigueur et si l’état des documents le permet. Elle est faite par le personnel communal ou sous sa surveillance. Des photographies numériques sans flash peuvent être faites. Les photocopies des registres sont interdites.

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Publier et exposer des documents d'archives

Vue d'archives exposées sous vitrine avec un éclairage adapté

Archives exposées sous vitrines et sous verre, avec un éclairage adapté

Toute utilisation de document d'archives, pour une publication, doit se faire dans le respect de la vie privée et de la propriété intellectuelle. Ces règles s’appliquent aussi aux bulletins municipaux, aux sites Internet et aux expositions.

Une exposition, même dans le cadre bref des Journées du patrimoine, doit prendre en compte toutes les règles de sécurité : protection des documents (vol, dégradation ; normes d’hygrométrie, de température ; pas de lumière solaire directe), assurance spécifique (transport aller et retour, conditionnement, présentation). En cas de prêt impliquant un particulier ou une autre collectivité, il convient d’établir une convention fixant les modalités de déplacement, assurances, conditions d’exposition etc.... et de la transmettre aux Archives départementales.

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